Modèle de fiche contact
Remplissez la fiche contact en ligne pour noter coordonnées, contexte du premier échange et prochaine action, puis téléchargez-la en Word ou en PDF. Point clé : la date de relance, qui transforme une simple fiche en outil de suivi.
Téléchargez le modèle de fiche contact
Téléchargez la fiche contact en blanc ou l’exemple rempli, en Word ou en PDF, prête à compléter à la main ou à classer.
Les informations qui rendent une fiche contact utile
Une fiche contact tient en trois blocs. Les coordonnées : nom, société, fonction, téléphone, e-mail, adresse. Le contexte : d’où vient le contact et quel besoin il a exprimé. Le suivi : la prochaine action et la date de relance. Sans ce dernier bloc, la fiche reste un simple carnet d’adresses.
Le même modèle sert de fiche client, de fiche prospect ou de fichier client à constituer fiche après fiche : le champ « Statut » indique où en est la relation. Notez uniquement ce qui sert votre relation commerciale ; une fiche trop détaillée est longue à tenir à jour.
Créer une fiche contact en cinq étapes
- Identifiez la personne : nom, société, fonction et statut (prospect, client, partenaire).
- Ajoutez les coordonnées qui serviront vraiment : téléphone, e-mail, adresse postale si un courrier est prévu.
- Racontez le contexte en une ou deux phrases : l’origine du contact (salon, recommandation, site) et le besoin exprimé.
- Fixez la prochaine action et sa date de relance, puis cochez l’accord de recontact si la personne l’a donné.
- Téléchargez la fiche en PDF ou en Word et classez-la dans le dossier du contact.
Fiche contact, fiche client, fiche prospect : ce qui change
| Fiche | Quand l’utiliser | Champs à privilégier |
|---|---|---|
| Fiche contact | Premier échange, salon, recommandation | Origine, besoin, prochaine action |
| Fiche prospect | La personne n’a pas encore acheté | Besoin, date de relance, devis envoyé |
| Fiche client | Une relation commerciale existe | Statut, historique, facture en cours |
Quand un prospect accepte votre proposition, changez simplement le statut et gardez l’ancienne version datée pour conserver l’historique de la relation.
Tenir un fichier client à partir de plusieurs fiches
Le modèle gère la fiche d’un contact, pas la base entière. Pour constituer un fichier client, créez une fiche par contact, nommez les fichiers de façon régulière (nom, société, date) et classez-les par dossier selon le statut. Pour une vue d’ensemble, reportez les noms et les dates de relance dans un tableur.
Ces fiches contiennent des données personnelles : limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin et rangez les fiches papier sous clé. Pour suivre les actions commerciales qui en découlent, un plan d’action regroupe objectifs, responsables et échéances.
Contrôles avant de classer la fiche contact
- Le nom, la société et le statut sont renseignés.
- Au moins un moyen de contact fonctionne : téléphone ou e-mail.
- L’origine du contact et le besoin exprimé sont notés.
- La prochaine action et sa date de relance figurent sur la fiche.
- L’accord de recontact n’est coché que si la personne l’a donné.
- La fiche est nommée et classée de façon à la retrouver.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de fiche contact
Que mettre dans une fiche client ?
Les coordonnées (nom, société, téléphone, e-mail, adresse), le contexte (d’où vient le contact, son besoin) et le suivi (prochaine action, date de relance). Ajoutez le statut, prospect ou client, pour trier vos fiches. Notez uniquement ce qui sert votre relation commerciale : une fiche trop détaillée est longue à tenir à jour et expose plus de données personnelles que nécessaire.
Quelle différence entre une fiche prospect et une fiche client ?
Une fiche prospect suit une personne qui n’a pas encore acheté : l’origine du contact, son besoin, le devis envoyé, la prochaine relance. Une fiche client suit une relation établie : achats, factures, échanges. Le même modèle sert aux deux : changez simplement le champ « Statut » quand le prospect signe. Gardez l’ancienne version datée pour conserver l’historique de la relation.
Comment tenir un fichier client avec ce modèle ?
Créez une fiche par contact et nommez les fichiers de façon régulière, par exemple « nom-société-date ». Classez-les par dossier selon le statut : prospects, clients, contacts à relancer. Pour une vue d’ensemble, reportez les noms et les dates de relance dans un tableur : le modèle gère la fiche individuelle, pas la base entière. Mettez les fiches à jour après chaque échange.
Peut-on imprimer une fiche client papier ?
Oui. Téléchargez le modèle en blanc, imprimez-le et complétez les champs à la main, par exemple en rendez-vous ou sur un salon. Au retour, saisissez les informations dans le générateur pour obtenir une fiche propre et datée, puis archivez-la. Si vous conservez des fiches papier, rangez-les sous clé, car elles contiennent des données personnelles. Ne gardez que les fiches utiles.
Faut-il l’accord du contact pour enregistrer sa fiche ?
Cela dépend de l’usage que vous faites des données, et ce modèle ne détaille pas la réglementation sur les données personnelles. La case d’accord de recontact vous permet de noter que la personne accepte d’être recontactée. Pour les règles applicables à votre activité, comme l’information des personnes ou la durée de conservation, renseignez-vous auprès de la CNIL ou de votre conseil juridique.
Comment relancer un contact à partir de la fiche ?
Fixez une date de relance dès la création de la fiche et notez la prochaine action : envoyer un devis, rappeler après un salon, transmettre une documentation. Le jour dit, effectuez l’action, mettez la fiche à jour avec le résultat de l’échange et fixez la relance suivante. Sans relance datée, la fiche reste une simple liste de coordonnées. Si le contact accepte, passez au devis puis à la facture.