Modèle de note de frais
Saisissez chaque dépense sur une ligne : le total se calcule à mesure, puis vous enregistrez la note de frais en PDF ou vous reprenez le fichier Excel. Le point clé : chaque ligne doit renvoyer à un justificatif, que vous joignez à la note avant de la remettre.
Téléchargez le modèle de note de frais
Téléchargez la note de frais vierge ou l’exemple rempli, en Excel avec le total automatique ou en PDF pour l’imprimer.
Excel
Formules de total déjà en place, à ouvrir dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Exemple rempli Modèle viergeNote de frais et facture : deux documents différents
Une note de frais récapitule les dépenses qu’un salarié ou un associé a avancées pour son employeur : transport, repas, hôtel, parking. Elle sert à se faire rembourser, et ne remplace pas les justificatifs, qui restent les tickets, factures et billets reçus des fournisseurs.
Un indépendant qui refacture des frais à son client n’établit pas une note de frais : il les ajoute sur sa facture, soit comme une prestation, soit comme des débours lorsque les conditions sont réunies. La page de la facture de frais détaille ce cas.
Remplir la note de frais en cinq étapes
- Identifiez-vous : nom, service, période couverte et motif des déplacements.
- Une ligne par dépense, dans l’ordre des dates, avec la nature (train, repas, hôtel…) et le détail utile au contrôle.
- Cochez le justificatif de chaque ligne et rassemblez les tickets dans le même ordre.
- Vérifiez le total calculé automatiquement avec le relevé de votre carte ou de vos paiements.
- Enregistrez en PDF ou téléchargez le fichier Excel, signez et remettez la note avec les justificatifs.
Ce que la note de frais doit permettre de contrôler
La personne qui valide la note doit pouvoir rapprocher chaque montant de son justificatif et comprendre pourquoi la dépense a été engagée. Le détail « Déjeuner client, Rennes » dit plus que « Repas » ; pour un trajet, indiquez le départ et l’arrivée.
Les règles de remboursement propres à votre entreprise (plafonds par repas, catégorie d’hôtel, délai de remise) figurent en général dans une note interne ou dans le contrat de travail : appliquez-les avant de remplir le tableau. Pour les trajets avec votre véhicule personnel, utilisez la note de frais kilométriques, qui calcule les distances.
Contrôles avant de remettre la note de frais
- Chaque ligne a une date, une nature et un montant TTC.
- Un justificatif est joint pour chaque dépense cochée.
- Les dépenses personnelles ne figurent pas dans la note.
- La période indiquée correspond aux dates des lignes.
- Le total correspond à la somme des justificatifs.
- La note est datée et signée avant d’être remise.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de note de frais
Faut-il garder les justificatifs d’une note de frais ?
Oui. Joignez à la note chaque ticket, facture ou billet correspondant à une ligne, dans le même ordre que le tableau. La personne qui valide la note en a besoin pour rembourser, et l’entreprise les conserve avec sa comptabilité. Gardez une copie ou une photo de chaque justificatif avant de le remettre, au cas où l’original se perdrait.
Peut-on faire une note de frais sans ticket ?
En général, non : une dépense sans justificatif est difficile à rembourser, car rien ne prouve son montant. Si un ticket est perdu, signalez-le dans la colonne de détail et demandez à votre entreprise la procédure prévue, par exemple une attestation sur l’honneur ou un relevé bancaire. Pour la suite, photographiez chaque ticket au moment du paiement.
Quelle est la différence entre une note de frais et une facture ?
La note de frais sert à un salarié ou à un associé pour se faire rembourser des dépenses avancées pour l’entreprise. La facture est émise par un professionnel pour faire payer une vente ou une prestation à son client. Un indépendant qui veut récupérer des frais auprès de son client les ajoute sur sa facture, il n’établit pas de note de frais.
Le modèle Excel calcule-t-il le total tout seul ?
Oui. Le fichier Excel contient déjà une formule de somme sous la colonne des montants : il suffit de saisir chaque dépense sur une ligne pour que le total se mette à jour. Le fichier s’ouvre aussi dans LibreOffice Calc et Google Sheets. Dans le générateur en ligne, le total se calcule pendant la saisie et figure sur le PDF.
Comment déclarer des frais kilométriques dans une note de frais ?
Utilisez plutôt la note de frais kilométriques, qui prévoit une ligne par trajet avec le départ, l’arrivée, le nombre de kilomètres et le montant. Le taux appliqué dépend des règles de votre entreprise ou du barème qu’elle utilise : indiquez-le dans le motif. Gardez le relevé des trajets, avec les dates et les clients visités, pour le contrôle.