Facture proforma : modèle et exemple

Statut d'une facture proforma : un document avant la vente

Une facture proforma (ou « pro forma ») est un document établi avant la vente : il détaille produits, quantités, prix et conditions comme une facture, mais il ne présente qu'une offre. Les textes qui encadrent la facture (article 289 du CGI, article L441-9 du Code de commerce) visent le document émis lors de la livraison ou de la prestation : la proforma n'en relève pas.

Concrètement, elle ne se comptabilise pas, ne crée aucune créance et la TVA qui y figure reste indicative. Sa force juridique dépend de ce que vous écrivez : précisez si le prix est ferme, jusqu'à quelle date, et que le document ne constitue pas une demande de paiement.

Proforma remplie : 4 lignes, 2 855 € HT, 3 426 € TTC

Cet exemple chiffre une commande d'équipement entre deux entreprises : 4 lignes, 2 855 € HT, 571 € de TVA à 20 %, soit 3 426 € TTC. Les lignes séparent le matériel, l'emballage et le transport, car un service achats ou un acheteur étranger valide chaque poste séparément. La TVA est affichée pour que l'acheteur prévoie le TTC, mais elle reste indicative tant que la vente n'est pas réalisée.

Les notes sous les totaux écartent toute confusion avec une facture et limitent l'offre dans le temps. Pour un client établi dans un autre État de l'Union européenne ou hors de l'Union, ajustez le traitement de TVA avant l'envoi plutôt qu'après la commande.

Règles juridiques qui empêchent de confondre proforma et facture

Le tableau reprend les points de droit qui touchent la proforma. Deux idées s'en dégagent. D'abord, le mot « proforma » ne protège pas un document qui ressemble à une facture complète : l'administration fiscale retient comme facture tout document délivré dans les conditions prévues par le CGI. Ensuite, dès qu'un paiement arrive, les règles de l'acompte s'appliquent.

Pour un cas précis (vente à l'export, livraison intracommunautaire, TVA sur encaissement), demandez l'avis de votre expert-comptable ou du service des impôts des entreprises avant d'émettre le document.

Établir une facture proforma en cinq étapes

1. Titrez le document « Facture proforma » et ajoutez une phrase qui exclut toute demande de paiement.
2. Attribuez un numéro dans une série distincte, par exemple PF-2026-027, pour ne pas créer de trou dans la numérotation chronologique continue de vos factures.
3. Identifiez les deux parties : dénomination, adresse et SIREN du vendeur, coordonnées de l'acheteur, date d'émission.
4. Détaillez chaque ligne : désignation, quantité, prix unitaire HT, puis totaux HT, TVA indicative et TTC. Ajoutez la devise, le délai de livraison et, à l'international, l'Incoterm.
5. Fixez la durée de validité (30 jours est courant) et les conditions de paiement prévues pour la facture définitive.

Relisez les prix et les quantités avec votre client avant l'envoi : c'est sur ces lignes que se construira la facture définitive.

Facture proforma en Word, Excel ou PDF : choisir le format du modèle

Le bloc de téléchargement de cette page fournit la facture proforma préremplie avec l'exemple de 4 lignes, au format Word, Excel ou PDF. Choisissez selon l'usage.

• Word : pour retoucher le texte, les notes sous les totaux et la durée de validité avant l'envoi.
• Excel : pour ajuster les lignes et les quantités dans un tableau, ou tenir plusieurs proformas dans un même classeur.
• PDF : pour envoyer à un client, à sa banque ou à un transitaire un document que personne ne modifie.

Dans les trois cas, remplacez les lignes, la date de validité et le numéro PF-… par les vôtres. Pour une facture classique, voyez plutôt le modèle de facture Word ou le modèle de facture Excel.

Place de la proforma entre devis et facture définitive

Critère	Devis	Facture proforma	Facture définitive
Moment	Avant la commande	Avant la commande ou l'expédition	À la livraison ou à la fin de la prestation
Engagement	Engage les deux parties une fois daté et signé	Aucun par défaut, sauf ce que vous écrivez	Constate la vente et crée la créance
Comptabilité	Non enregistré	Non enregistrée	Pièce comptable, conservée 10 ans
TVA	Montant TTC annoncé au client	Indicative, non déclarée	Facturée et déclarée selon l'exigibilité
Paiement	Acompte possible après signature	Ne se paie pas	Exigible à l'échéance indiquée

Pour obtenir un accord ferme du client, signez d'abord un modèle de devis gratuit. La proforma convient quand un tiers (banque, douane, service achats) réclame un document au format facture avant la vente.

Client qui règle une proforma : l'acompte à facturer

Une proforma ne se paie pas : elle ne constate aucune créance. Si votre client règle quand même la somme avant la livraison, ce versement est un acompte. Vous devez alors émettre une facture d'acompte (art. 289 du CGI), et la TVA devient exigible dès l'encaissement, y compris pour la vente de biens depuis le 1er janvier 2023.

Beaucoup d'acheteurs étrangers paient d'avance sur proforma : traitez alors ce paiement comme un acompte, avec le régime de TVA qui correspond à l'opération. Pour limiter l'ambiguïté, écrivez sur la proforma si le paiement est attendu avant l'expédition ou à réception de la facture définitive.

Proforma à l'export : ce qu'elle annonce avant l'expédition

À l'export, la proforma annonce à l'acheteur le prix, la devise, l'Incoterm, le délai et le mode de paiement avant l'expédition. L'acheteur s'en sert pour valider l'achat en interne ou préparer son paiement. La TVA affichée dépend de l'opération : exonération possible pour une livraison intracommunautaire (art. 262 ter I du CGI) ou une exportation hors Union, à justifier sur la facture définitive.

En douane, le document dépend du cas. Pour une vente réelle, la facture commerciale définitive sert à établir la valeur en douane. La proforma intervient surtout sans vente : échantillons, pièce envoyée en réparation. Indiquez alors une valeur estimée, la raison de l'envoi et « sans valeur commerciale ». Certaines douanes et certains transporteurs refusent le mot « proforma » et réclament une « facture douanière » : vérifiez avant le départ.

Proforma présentée à une banque pour financer un achat à venir

C'est un usage courant : l'acheteur présente la proforma à sa banque pour justifier le montant, la nature des biens et l'identité du fournisseur d'un achat à venir, par exemple pour un stock. La banque reste libre des pièces qu'elle exige, et la proforma ne vaut ni commande ni créance : elle s'ajoute aux autres éléments du dossier plutôt qu'elle ne les remplace.

Pour soutenir un dossier, donnez-lui une durée de validité, vos coordonnées complètes, le détail des lignes et vos conditions de livraison. Si la banque veut un document ferme, faites signer un devis à votre client.

Passer de la proforma à la facture définitive, numéro à part

On ne « valide » pas une proforma en changeant son titre : la facture définitive est un nouveau document, avec son propre numéro dans votre série de factures. Reprenez les lignes de la proforma acceptée, puis mettez à jour ce qui a bougé (quantités livrées, prix, taux de TVA, date de livraison ou de prestation).

• Remplacez « Facture proforma » par « Facture » et le numéro PF-… par le numéro suivant de votre série.
• Ajoutez les mentions de règlement : date d'échéance, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 € pour un client professionnel, conditions d'escompte.
• Déduisez tout acompte déjà encaissé.

Le générateur de facture en ligne reprend vos lignes et produit la facture finale en quelques clics.

Sources : CGI, art. 289 (obligation de facturation) · BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-10 (délivrance des factures) · CGI, art. 289 ; BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-10 (acomptes) · CGI, art. 269 (Service-Public Entreprendre, fiche F31412) · Mentions obligatoires d’une facture — entreprendre.service-public.fr. Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.

Modèle et exemple vérifiés le 28 octobre 2026.