Modèle de fiche d’intervention
Chaque intervention technique laisse une trace écrite : site, problème constaté, opérations réalisées, pièces posées, temps passé et validation du client. Aucune forme légale n’est imposée à ce document ; son intérêt est de justifier ce qui a été fait, puis de le facturer sans contestation.
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Téléchargez le modèle de fiche d’intervention vierge ou l’exemple rempli d’un dépannage de pompe, en Word ou en PDF.
Les rubriques d’une fiche d’intervention de maintenance
Une bonne fiche tient sur une page et se remplit sur place. Chaque rubrique répond à une question que le client ou votre comptable posera plus tard.
| Rubrique | À renseigner | Pourquoi |
|---|---|---|
| Site et équipement | Adresse, client, équipement concerné | Retrouver l’historique d’un même équipement |
| Problème constaté | Symptôme observé, cause identifiée | Justifier le déplacement |
| Opérations réalisées | Actions menées, dans l’ordre | Prouver le travail effectué |
| Pièces et fournitures | Références et quantités | Alimenter la facture |
| Temps passé | Durée sur place | Calculer la main-d’œuvre |
| Validation | Réserves, signature du client | Clore l’intervention |
Remplir la fiche sur place en cinq étapes
- Identifiez l’intervention : numéro de la fiche, date, technicien, client et adresse du site.
- Décrivez le problème tel que vous le constatez, avant de toucher à l’équipement.
- Notez les opérations au fil de l’eau, pas de mémoire en fin de journée.
- Listez les pièces posées avec leur référence et leur quantité, puis le temps passé.
- Faites signer le client, en laissant la place à d’éventuelles réserves, et remettez-lui une copie.
Du temps passé et des pièces à la facture
La fiche d’intervention n’est pas un document comptable : c’est le justificatif qui permet d’établir la facture sans rien oublier. Le temps passé multiplié par le taux horaire annoncé donne la main-d’œuvre ; les pièces listées avec leurs références donnent les fournitures.
Si l’intervention dépasse ce qui était prévu, la fiche explique pourquoi : problème supplémentaire découvert, pièce non prévue, accès difficile. Dans ce cas, rapprochez-la du devis accepté et mentionnez l’écart avant de facturer, pour que le client n’y voie pas une surprise.
Pour une livraison de matériel séparée de l’intervention, un bon de livraison complète la fiche.
Faire valider la fiche par le client
La signature du client atteste qu’il a bien vu l’intervention décrite ; elle ne l’oblige pas à tout approuver. Laissez-lui la rubrique « réserves » : s’il note un défaut, mieux vaut le lire sur place que le découvrir dans un litige.
Si le client est absent, faites signer une personne présente sur le site et indiquez son nom et sa fonction. S’il refuse de signer, écrivez « signature refusée » sur la fiche, ajoutez la date et l’heure, et envoyez-lui la fiche par e-mail le jour même : l’envoi crée la trace de ce que vous avez réalisé.
Remettez toujours une copie, papier ou numérique, au client avant de repartir.
Dépannage, maintenance préventive, installation : adapter les rubriques
Le même modèle sert à plusieurs situations si vous ajustez deux rubriques. Pour un dépannage, détaillez le symptôme et la cause : c’est ce qui justifie le déplacement. Pour une maintenance préventive, remplacez le problème par la liste des points contrôlés et leur état, et utilisez la rubrique « suites à prévoir » pour les opérations recommandées.
Pour une installation, renseignez l’équipement posé avec son numéro de série, qui servira de repère pour la garantie du fabricant. Dans tous les cas, gardez un numéro de fiche unique : il permet de retrouver l’intervention en quelques secondes quand un client rappelle.
À vérifier avant de quitter le site
- Le numéro de la fiche, la date et le nom du technicien sont renseignés.
- Le client et l’adresse du site sont identifiés.
- Le problème constaté est décrit avec précision.
- Les opérations réalisées sont listées dans l’ordre.
- Les pièces posées ont leur référence et leur quantité.
- Le temps passé est indiqué.
- Le client a signé, ou son refus est noté.
- Une copie lui a été remise.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de fiche d’intervention
Une fiche d’intervention est-elle obligatoire ?
Non. Aucun cadre légal spécifique n’a été trouvé dans les sources officielles consultées pour ce document. Elle n’en reste pas moins très utile : elle prouve ce que vous avez fait, sert de base à la facture et protège l’entreprise comme le client en cas de désaccord sur la prestation. Certains contrats de maintenance ou donneurs d’ordre l’exigent toutefois.
Fiche d’intervention, rapport d’intervention, bon d’intervention : y a-t-il une différence ?
Dans l’usage, ces termes se recouvrent largement. La fiche ou le bon se remplit sur place, en quelques lignes, et sert à valider le passage du technicien. Le rapport est plus détaillé et se rédige après coup, par exemple pour documenter un diagnostic complexe. Le modèle de cette page correspond à la fiche remplie sur le site.
Le client doit-il signer la fiche d’intervention ?
Ce n’est pas une obligation légale, mais c’est fortement conseillé. La signature montre que le client a constaté l’intervention et lui permet de noter ses réserves. Sans elle, vous restez libre de facturer, mais vous perdez une preuve utile si la prestation est contestée. Prévoyez une alternative si le client est absent ou refuse de signer.
Que faire si le client refuse de signer la fiche ?
Notez « signature refusée » sur la fiche, avec la date et l’heure, puis conservez-en un exemplaire. Envoyez-la le jour même par e-mail ou par courrier, en demandant au client de formuler par écrit toute remarque. Ce délai court limite les contestations tardives. Évitez d’en faire un conflit sur place : l’essentiel est de garder une trace datée.
Peut-on facturer sur la seule base de la fiche d’intervention ?
Non, la fiche justifie la facture mais ne la remplace pas. La facture est le document comptable qui doit comporter toutes ses mentions, ce que la fiche ne prévoit pas. Utilisez la fiche comme source fiable pour le temps passé et les pièces, puis émettez la facture à part, en reprenant les montants du devis accepté.
Combien de temps conserver les fiches d’intervention ?
Aucune durée propre à la fiche n’a été vérifiée pour cette page. Alignez-la sur la facture qu’elle justifie, qui se conserve 10 ans : tant que vous gardez la facture, gardez la fiche. Si la fiche porte sur un équipement sous garantie ou un contrat de maintenance, conservez-la au moins aussi longtemps que cet engagement.