Modèle de signature d’e-mail
Renseignez votre nom, votre fonction et vos coordonnées, puis copiez la signature générée dans Gmail ou Outlook en quelques clics. Le point clé : testez-la en vous envoyant un message, car chaque messagerie garde la mise en forme à sa manière.
Téléchargez le modèle de signature d’e-mail
Téléchargez la signature d’e-mail vierge ou l’exemple rempli au format 120 × 40 mm, ou créez la vôtre ci-dessus et copiez-la dans votre messagerie.
Créer la signature et la coller dans votre messagerie
- Saisissez votre prénom et votre nom, puis votre fonction et l’entreprise, chacun sur sa ligne.
- Ajoutez le téléphone, l’e-mail et le site web. Laissez vide ce qui ne sert pas : un champ vide n’apparaît pas dans la signature.
- Ajoutez votre logo si vous le souhaitez, puis choisissez le style : moderne ou classique pour une signature sobre, noir pour une image haut de gamme, nature pour un métier artisanal.
- Cliquez sur « Copier pour la messagerie » : le texte de la signature est copié avec sa mise en forme, prêt à coller. Le logo n’est pas copié avec le texte ; ajoutez-le dans votre messagerie ou utilisez l’export PNG.
- Collez-la dans les réglages de votre messagerie, puis envoyez-vous un message de test.
Vérifications avant de copier la signature
- Le nom et la fonction tiennent chacun sur une ligne.
- Le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ont été relus caractère par caractère.
- Le site web est écrit sans faute et mène à une page qui existe.
- Le logo, s’il est présent, reste net en petite taille.
- Le style choisi reste lisible sur fond blanc comme sur fond sombre.
- Un message de test a été envoyé à une adresse personnelle et s’affiche correctement.
Quelles informations mettre dans une signature d’e-mail
La signature sert à retrouver la personne en un coup d’œil après un message : nom, fonction, entreprise, un moyen de la joindre. Le reste est superflu. Une signature de cinq ou six lignes se lit mieux qu’un bloc chargé de liens et de citations, qui peut s’afficher mal sur téléphone.
Ajoutez une seule ligne d’appel à l’action, par exemple la prise de rendez-vous en ligne, seulement si elle sert vraiment. Pour une équipe, gardez une structure identique pour tous : même ordre des lignes, même style, même logo. Pour la même identité sur vos supports imprimés, le modèle de carte de visite reprend la même logique de coordonnées.
Coller la signature dans Gmail ou dans Outlook
Dans Gmail, ouvrez les paramètres, puis l’onglet Général, et descendez jusqu’à la section Signature : créez une signature et collez le contenu copié. Dans Outlook, ouvrez les paramètres du courrier, puis la rubrique de composition et réponse, et collez la signature dans la zone prévue. Les interfaces changent d’une version à l’autre : si vous ne retrouvez pas un menu, cherchez le mot « signature » dans les paramètres.
Un logo copié depuis votre ordinateur peut ne pas s’afficher chez certains destinataires. Si c’est le cas, faites-le héberger en ligne et insérez-le par son adresse dans les paramètres de votre messagerie. Envoyez-vous un message de test depuis un autre appareil avant de généraliser la signature.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de signature d’e-mail
Comment ajouter une signature d’e-mail dans Gmail ?
Copiez la signature générée, puis ouvrez les paramètres de Gmail, l’onglet Général et la section Signature. Créez une signature, collez le contenu dans la zone d’édition, puis choisissez-la comme signature par défaut pour les nouveaux messages et les réponses. Envoyez un test à une adresse personnelle pour vérifier la mise en forme. Si la mise en forme se dégrade, recollez depuis l’aperçu.
Comment ajouter la signature dans Outlook ?
Dans Outlook, ouvrez les paramètres du courrier, puis la rubrique de composition et réponse, et créez une nouvelle signature de messagerie. Collez-y le contenu copié, puis définissez-la pour les nouveaux messages et les réponses. Selon la version d’Outlook, le menu porte un autre nom : cherchez « signature » dans les paramètres. Un test sur votre téléphone montrera si le rendu tient aussi sur mobile.
Le logo de la signature s’affiche-t-il chez tous les destinataires ?
Pas toujours. Certaines messageries bloquent les images intégrées au message ou demandent au destinataire de les autoriser. Pour limiter ce risque, utilisez un logo léger et hébergé en ligne, puis testez le rendu sur deux messageries différentes. Si le logo n’apparaît pas, la signature reste lisible grâce au texte. Gardez aussi une signature sans logo pour les messages importants, au cas où.
Faut-il une signature en HTML ou en image PNG ?
Choisissez le HTML copié : le texte reste modifiable dans votre messagerie et se lit même si les images sont bloquées. Le PNG est une image : elle reste fidèle à la mise en page, mais le texte n’est pas modifiable et se lit mal si l’image est bloquée. Utilisez le PNG surtout pour un usage hors messagerie, comme un document ou une publication.
Peut-on utiliser cette signature pour toute une équipe ?
Oui, à condition de garder la même structure pour chacun : même ordre des lignes, même style, même logo. Chaque personne remplit ses propres coordonnées puis copie sa signature. Un modèle unique évite les écarts d’image de marque, mais il ne remplace pas les règles de votre entreprise sur les mentions légales à ajouter, qu’il faut vérifier auprès de votre service juridique.