Modèle de bulletin d’adhésion à une association
Un bulletin d’adhésion recueille l’identité du futur membre, sa catégorie, sa cotisation et ses consentements. Point clé : les statuts prévoient en principe les conditions d’admission, tandis que le montant des cotisations se règle plutôt dans le règlement intérieur ; votre bulletin doit donc renvoyer aux deux.
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Téléchargez le bulletin d’adhésion en blanc ou l’exemple rempli, en Word ou en PDF, avec cases de consentement et cadre d’admission.
Informations à recueillir dans un bulletin d’adhésion
Le bulletin identifie le membre et formalise sa demande : nom et prénom, adresse, coordonnées, catégorie de membre, cotisation, consentements et signature. Il renvoie aux statuts et, s’il existe, au règlement intérieur, que le futur adhérent doit pouvoir consulter avant de signer.
Les statuts de l’association comprennent en principe les conditions d’admission et de radiation des membres. Votre bulletin ne les remplace pas : il constate que la personne en a pris connaissance et demande son admission.
L’admission suit la procédure prévue par vos statuts. Le modèle réserve donc un cadre « admission prononcée le … » que l’association complète après la signature.
Cotisation, catégories et consentements : où écrire chaque information
Les sources officielles conseillent de ne pas inscrire le montant des cotisations dans les statuts : le règlement intérieur peut le prévoir, avec les relations entre membres. Le bulletin, lui, rappelle le montant retenu pour la saison.
| Information | Où elle est fixée | Dans le bulletin |
|---|---|---|
| Conditions d’admission | Statuts | Mention de lecture et d’acceptation |
| Catégorie de membre | Selon vos statuts | Champ à compléter |
| Montant de la cotisation | Règlement intérieur ou décision de l’association | Montant de la saison et mode de paiement |
| Lettre d’information, photos | Choix de l’adhérent | Cases à cocher distinctes |
Indiquez, pour chaque rubrique, si la réponse est obligatoire ou facultative : cette précision fait partie de l’information à donner sur la collecte de données.
Faire adhérer un nouveau membre en cinq étapes
- Vérifiez vos statuts : relevez les conditions d’admission et les catégories de membres qu’ils prévoient.
- Fixez la cotisation de la saison (par exemple une cotisation annuelle) et le mode de paiement, selon la décision de l’association.
- Remplissez le générateur avec le nom de l’association, les rubriques du membre et les cases de consentement que vous voulez proposer.
- Faites signer le bulletin par l’adhérent, après lui avoir remis ou indiqué où consulter les statuts et le règlement intérieur.
- Faites prononcer l’admission selon vos statuts, complétez le cadre réservé et conservez le bulletin dans vos dossiers.
À contrôler avant de distribuer le bulletin d’adhésion
Passez ce contrôle avant d’imprimer ou d’envoyer le bulletin à un nouveau membre.
- Le nom exact de l’association et son adresse figurent en en-tête.
- La saison ou l’année d’adhésion est indiquée.
- La catégorie de membre correspond à celles de vos statuts.
- Le montant de la cotisation et le mode de paiement sont précisés.
- Chaque consentement (lettre d’information, photos) a sa propre case.
- Une mention d’information sur les données personnelles est présente.
- Un cadre réservé permet d’enregistrer la décision d’admission.
- Le bulletin est daté et signé par l’adhérent.
Si l’association prépare un projet à financer, cadrez-le d’abord avec un modèle de business plan.
Données personnelles du bulletin : l’information à donner au futur membre
Un bulletin collecte des données personnelles : l’association doit en informer l’adhérent de façon concise, transparente et facilement accessible. Au minimum, indiquez l’identité et les coordonnées du responsable, la finalité de la collecte, la durée de conservation, les destinataires, les droits d’accès, de rectification et d’effacement, ainsi que le droit de réclamation auprès de la CNIL.
Le modèle prévoit une courte mention d’information. Détaillez-la dans une notice, comme l’explique notre page sur la politique de confidentialité, et ne demandez que les données utiles à l’adhésion. Les cases de consentement (lettre d’information, photos) restent distinctes de la signature du bulletin.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de bulletin d’adhésion à une association
Un bulletin d’adhésion est-il obligatoire pour entrer dans une association ?
Non, aucune source officielle retenue ici ne l’impose pour une association loi 1901. Ce qui compte, ce sont les conditions d’admission prévues par vos statuts. Le bulletin sert de preuve écrite de la demande, de l’acceptation des statuts et des consentements recueillis. Il est donc fortement conseillé, surtout si vous collectez une cotisation ou des données personnelles, mais vous en choisissez la forme.
Faut-il indiquer le montant de la cotisation sur le bulletin d’adhésion ?
Oui, c’est utile : l’adhérent sait ce qu’il s’engage à payer et vous gardez la trace du montant de la saison. En revanche, il est conseillé de ne pas inscrire ce montant dans les statuts, car c’est le règlement intérieur qui peut le régler. Mentionnez aussi le mode de paiement accepté et, si vous en délivrez un, le reçu remis à l’adhérent.
Quelles données personnelles peut-on demander dans un bulletin d’adhésion ?
Demandez uniquement ce qui sert à gérer l’adhésion : identité, adresse, moyen de contact et, si besoin, catégorie de membre. Informez la personne de façon concise et accessible : identité du responsable, finalité, durée de conservation, destinataires, droits d’accès, de rectification et d’effacement, droit de réclamation auprès de la CNIL. Distinguez les rubriques obligatoires des rubriques facultatives, par exemple le téléphone ou l’autorisation de photos.
Une association doit-elle avoir un règlement intérieur ?
En principe non. Il devient obligatoire notamment pour les associations d’au moins 50 salariés, certaines fédérations sportives et les associations de chasse agréées. Quand il existe, il ne peut pas contredire les statuts, qui prévalent, et il n’est ni déclaré en préfecture ni publié au JOAFE. Vous pouvez y préciser la cotisation et les relations entre membres.
Que faire si les statuts soumettent l’admission à un agrément ?
Suivez la procédure prévue par vos statuts : le bulletin d’adhésion n’est qu’une demande, il ne vaut pas admission. Conservez-le jusqu’à la décision de l’organe compétent (bureau, conseil d’administration ou assemblée selon vos statuts), puis indiquez la date d’admission dans le cadre réservé. En cas de refus, informez le candidat par écrit et restituez la cotisation éventuellement avancée.
Faut-il refaire un bulletin d’adhésion chaque année ?
C’est recommandé si l’adhésion est annuelle : un nouveau bulletin actualise les coordonnées, le montant de la cotisation et les consentements, qui peuvent changer d’une saison à l’autre. Le générateur prévoit un champ « saison ou année d’adhésion ». Aucune source officielle retenue ne fixe de règle de renouvellement : suivez ce que prévoient vos statuts et votre règlement intérieur.