Lettre de relance pour facture impayée

Calendrier indicatif des relances après l'échéance de la facture

Aucun texte n'impose de délai ni de nombre de relances. Le calendrier ci-dessous est un repère courant, à resserrer pour un petit client ou un mauvais payeur connu, à desserrer pour un partenaire fidèle.

Étape	Moment indicatif	Moyen	Ton
Rappel avant échéance, facultatif	Quelques jours avant la date de règlement	E-mail	Informatif
Première relance	Dans la semaine qui suit l'échéance	E-mail ou courrier simple	Cordial : « il s'agit peut-être d'un oubli »
Seconde relance	Une à deux semaines plus tard	Courrier simple ou e-mail avec accusé	Ferme, avec rappel des pénalités et des 40 €
Mise en demeure	Environ un mois après l'échéance, si rien n'a bougé	Recommandé avec accusé de réception	Dernier délai, suites annoncées

Les pénalités de retard courent dès le lendemain de la date de règlement, que vous relanciez ou non : attendre ne les efface pas.

Retards de paiement entre professionnels : pénalités et indemnité

Entre professionnels, la loi prévoit des pénalités de retard et une indemnité de recouvrement qui s'appliquent même sans relance. Elle ne fixe en revanche ni délai ni nombre de relances : c'est à vous de décider quand écrire. Le tableau réunit les règles à connaître avant d'envoyer la lettre, du délai de paiement jusqu'à la prescription.

Face à un client particulier, la situation change : l'indemnité de 40 € et les pénalités légales visent les relations entre professionnels, et le délai de prescription est plus court, deux ans. Réclamez alors la somme due, sans citer ces deux éléments, sauf clause expresse de vos conditions de vente.

Rédiger une lettre de relance pour facture impayée, pas à pas

1. Rassemblez les pièces : la facture, le devis ou le bon de commande signé et, si possible, le bon de livraison.
2. Vérifiez l'encaissement : relevé bancaire, chèque en cours, virement en transit.
3. Adressez la lettre à la bonne personne : service comptabilité ou dirigeant, à l'adresse de facturation.
4. Rappelez les références : numéro, date, montant TTC et date d'échéance de la facture.
5. Fixez un nouveau délai court et précis, avec vos coordonnées bancaires.
6. Joignez la copie de la facture, envoyez, puis notez la date d'envoi dans votre suivi.

Le modèle ci-dessus suit cet ordre : il demande le règlement sous quinze jours par défaut, joint une copie de la facture et précise que le courrier est sans objet si le paiement est parti entre-temps.

Ton de chaque relance, de la première à la dernière

Montez en fermeté d'une lettre à l'autre, sans jamais menacer ni critiquer le client. Restez factuel : numéro de facture, montant, échéance, nouveau délai.

• Première relance : supposez l'oubli. « Sauf erreur de notre part, la facture n° … n'a pas encore été réglée. »
• Seconde relance : rappelez le courrier précédent et fixez un délai court. « Malgré notre message du …, cette facture reste impayée ; merci de la régler sous huit jours. »
• Troisième courrier : c'est la mise en demeure, qui annonce les suites que vous êtes prêt à engager.

Entre professionnels, citez les pénalités et l'indemnité de 40 € à partir de la seconde lettre : elles sont dues de plein droit, et les rappeler montre que le retard a un coût.

Vérifications avant l'envoi d'une relance pour facture impayée

• Le paiement n'est pas arrivé : relevé bancaire consulté le jour même, chèques en cours d'encaissement vérifiés.
• La facture est conforme : date de règlement, taux des pénalités et indemnité de 40 € y figurent.
• L'échéance est bien dépassée, en tenant compte du délai convenu et non de la date d'émission.
• Le montant réclamé tient compte des acomptes versés et des avoirs émis.
• Aucun litige n'est ouvert sur la livraison ou la prestation : un désaccord se traite avant de réclamer.
• La copie de la facture est jointe et la date d'envoi est notée dans votre suivi.

Réponse du client qui affirme avoir payé ou conteste la facture

Commencez par vérifier. Si le client affirme avoir payé, demandez la date et la référence du virement ou du chèque, puis comparez avec votre relevé : un virement mal imputé ou reçu sur un autre compte est fréquent. S'il dit vrai, remerciez-le, corrigez votre suivi et, s'il le souhaite, remettez une facture acquittée.

Si le client conteste, demandez les motifs par écrit et traitez-les point par point : livraison incomplète, prix, prestation non conforme. Séparez la partie contestée de la partie acceptée, et relancez sans attendre le paiement de cette dernière. Si le client reconnaît devoir la somme et propose de payer en plusieurs fois, faites signer un échéancier daté : cette reconnaissance écrite de la dette interrompt le délai de prescription (article 2240 du Code civil).

Suspendre les livraisons d'un client impayé selon vos conditions

Cela dépend de vos conditions de vente : beaucoup prévoient qu'aucune nouvelle commande n'est acceptée tant que les factures échues ne sont pas réglées. Sans clause de ce type, une suspension brutale peut être contestée. Prévenez d'abord le client par écrit, en citant la facture impayée et la date à partir de laquelle vous suspendez.

Proposez en échange une sortie simple : règlement de la facture échue, ou paiement à la commande pour les prochaines ventes. Cette mesure protège votre trésorerie sans rompre la relation, et elle laisse une trace écrite utile si le dossier devait aller plus loin.

Passage de la relance à la mise en demeure de payer

Passez à la mise en demeure de payer quand la seconde relance reste sans réponse, ou quand le client promet de payer sans jamais le faire. C'est un courrier recommandé qui fixe un dernier délai et fait courir les intérêts au taux légal (article 1344-1 du Code civil).

Si elle reste sans effet, la voie habituelle est l'injonction de payer : une requête au tribunal compétent, examinée sans audience, puis une ordonnance signifiée au débiteur par un commissaire de justice. Si le délai de prescription approche, la mise en demeure ne suffit pas à l'interrompre : c'est une demande en justice qu'il faut engager.

Sources : Code de commerce, art. L441-10 · Code de commerce, art. D441-5 (indemnité fixée à 40 €) · Service-Public.fr, Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard · Code de commerce, art. L441-9 · Code de commerce, art. L110-4 ; Code civil, art. 2240 et 2241. Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.

Modèle et exemple vérifiés le 28 octobre 2026.