Comment faire une facture : étapes, mentions et exemple (guide 2026)
Pour faire une facture, rassemblez l'identité du vendeur et du client, décrivez chaque prestation avec son prix unitaire HT et son taux de TVA, ajoutez les totaux, la date, un numéro unique et les conditions de paiement. Émettez-la à la livraison ou à la réalisation de la prestation, et conservez-la dix ans.
Remplissez vos lignes, choisissez votre régime de TVA et obtenez une facture avec toutes les rubriques.
Points clés
- Une facture comporte la date, un numéro unique en séquence continue, l'identité du vendeur et du client, la description, les montants HT et TTC et les conditions de paiement.
- Entre professionnels, la facture est obligatoire pour chaque vente ; elle s'émet normalement à la livraison du bien ou à la réalisation de la prestation.
- Pour un particulier, une note est exigée pour les prestations de services d'un montant supérieur à 25 € TTC.
- Les factures se conservent dix ans comme pièces comptables, et six ans pour les documents fiscaux, selon Service-Public.
- Chaque omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires est sanctionnée de 15 €, dans la limite du quart du montant de la facture.
Que faut-il rassembler avant de faire une facture ?
Avant de saisir quoi que ce soit, réunissez les informations sur vous, sur votre client et sur la prestation. Une facture incomplète se corrige difficilement une fois envoyée, et le client peut refuser de la payer.
- Votre identité : nom et prénom suivis de « Entrepreneur individuel » ou « EI » pour une entreprise individuelle, ou dénomination sociale, forme juridique et capital pour une société.
- Votre numéro SIREN et l'adresse de votre entreprise.
- L'identité et l'adresse du client, et son numéro SIREN s'il s'agit d'une entreprise.
- Le devis accepté, le bon de commande éventuel et son numéro.
- La date de livraison ou de réalisation de la prestation.
- Votre régime de TVA : taux applicable ou franchise en base.
Si vous n'avez pas encore établi de devis, faites-le d'abord : le devis fixe le prix et évite les écarts. Notre article facture d'auto-entrepreneur : mentions 2026 détaille les rubriques propres aux micro-entrepreneurs.
Comment faire une facture étape par étape ?
Suivez sept étapes dans l'ordre : identité, date, numéro, lignes, TVA, totaux, conditions de paiement. Chacune correspond à un bloc de la facture, et à une mention que l'administration ou le client peut vérifier.
- Indiquez votre identité complète et celle du client.
- Datez la facture et précisez la date de la prestation ou de la livraison.
- Attribuez un numéro unique, dans une séquence chronologique continue.
- Décrivez chaque ligne : désignation, quantité, prix unitaire HT.
- Appliquez le taux de TVA de chaque ligne, ou la mention de franchise.
- Calculez le total HT, le montant de TVA et le total TTC.
- Ajoutez la date d'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Relisez ensuite les montants avant envoi : une erreur de calcul est l'inexactitude la plus fréquente. Si vous préférez ne rien oublier, le générateur de facture en ligne propose chaque rubrique dans cet ordre.
10 ans
Quelles mentions obligatoires indiquer sur une facture ?
Service-Public.fr les regroupe en mentions générales, valables pour toutes les factures, et en mentions particulières, qui dépendent de votre situation. Les premières sont obligatoires pour tout le monde.
| Mention | Contenu |
|---|---|
| Date et numéro | Date d'émission, numéro unique en séquence chronologique continue |
| Parties | Identité du vendeur et du client, adresse de facturation si différente |
| Opération | Date de la vente ou de la prestation, ou date de versement de l'acompte |
| Détail | Désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA ou exonération |
| Totaux | Total HT et total TTC, réductions de prix éventuelles |
| Paiement | Date d'échéance, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard, indemnité de 40 € |
S'y ajoutent, selon le cas, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » en franchise en base, « Auto-liquidation » quand le client est redevable de la TVA, ou les coordonnées de l'assurance professionnelle pour une activité artisanale. La liste complète figure dans notre article sur les mentions obligatoires d'une facture.
Quand faut-il émettre sa facture ?
Entre professionnels, au moment de la livraison ou de la réalisation de la prestation. La facture est obligatoire pour chaque vente entre professionnels, avec des exceptions, comme la facture récapitulative mensuelle.
Pour les acomptes, la facture suit l'encaissement : la date de versement de l'acompte remplace alors la date de livraison. Pour un chantier ou une mission longue, les factures s'enchaînent selon l'échéancier convenu au devis.
Avec un particulier, la règle varie. Pour un bien, un ticket ou un reçu suffit en général, et la facture est due sur demande. Pour une prestation de services supérieure à 25 € TTC, une note est exigée. Tant que vous le pouvez, remettez une facture complète ; vous gagnez en preuve et en image.
Si le client réclame un document supplémentaire, comme un justificatif de règlement, consultez la page sur la facture et ses modèles pour retrouver le bon format.
Comment numéroter et conserver ses factures ?
Numérotez dans une séquence chronologique continue : chaque facture porte un numéro unique, sans trou ni doublon. Un format simple, comme 2026-001, 2026-002, suffit, tant qu'il reste continu. Notre article sur la numérotation des factures propose des exemples.
Les factures papier sont établies en double exemplaire, l'un pour le client et l'autre pour vous. Pour les conserver, Service-Public précise les durées suivantes.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Factures comme pièces comptables | 10 ans |
| Documents fiscaux | 6 ans |
Archivez dans un dossier unique, avec le devis signé et la preuve de paiement, de préférence sous forme numérique et sauvegardée en double. Une facture annulée garde son numéro et reste classée : vous la neutralisez par un avoir, vous ne la supprimez pas.
Passez à la pratique avec le modèle gratuit, déjà rempli d’un exemple.
À quoi ressemble une facture complète, avec un exemple chiffré ?
Voici un exemple de facture d'une prestation de graphisme à un client professionnel, avec TVA à 20 %. Les montants et le contenu sont fictifs.
| Désignation | Quantité | Prix unitaire HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Création d'un logo | 1 | 600,00 € | 600,00 € |
| Déclinaisons et fichiers | 1 | 150,00 € | 150,00 € |
| Retouches supplémentaires | 2 h | 50,00 € | 100,00 € |
| Total HT | 850,00 € | ||
| TVA (20 %) | 170,00 € | ||
| Total TTC | 1 020,00 € |
Si l'émetteur est en franchise en base de TVA, la colonne TVA disparaît : le total TTC égale le total HT (850 €) et la facture porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Autour du tableau, ajoutez le numéro, la date, les identités, l'échéance de paiement, le taux des pénalités de retard, l'indemnité de 40 € pour frais de recouvrement et, le cas échéant, l'escompte (« néant » si vous n'en accordez pas).
Faut-il faire sa facture sur Word, Excel ou en ligne ?
Les trois fonctionnent, à condition de contrôler les mentions et les calculs. Un tableur ou un traitement de texte donne une liberté totale, mais tout repose sur votre vigilance : numérotation, totaux et TVA se tapent à la main.
- Un fichier Excel calcule les totaux, mais exige de dupliquer et de renuméroter à chaque facture.
- Un document Word convient pour quelques factures par mois, avec des calculs manuels.
- Une facture vierge s'imprime et se remplit à la main, pour un usage ponctuel.
- Un générateur en ligne calcule les totaux et vous rappelle les rubriques à renseigner.
Quel que soit le support, la validité ne tient pas à l'outil mais au contenu. Gardez un original archivé et veillez à ne jamais modifier une facture déjà envoyée : une correction passe par une facture rectificative ou un avoir.
Quelles erreurs éviter, et que change la facture électronique ?
Les erreurs les plus fréquentes sont la numérotation discontinue, une mention d'identité incomplète, un taux de TVA mal choisi et l'oubli des conditions de paiement. Chaque omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires est sanctionnée de 15 €, dans la limite du quart du montant de la facture.
Une facture erronée se traite selon le moment : avant l'émission, vous la corrigez ; après l'émission mais avant paiement, vous émettez une facture rectificative ; après paiement, vous émettez un avoir.
Côté réforme, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. L'émission devient obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI à cette date, puis pour les PME et les micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. Préparez dès maintenant le choix de votre future plateforme agréée. Notre générateur n'est pas une plateforme agréée.
Ce que l'on oublie souvent : l'escompte « néant » et les 40 €
Deux mentions échappent à beaucoup de débutants. D'abord, les conditions d'escompte : si vous n'accordez aucun escompte pour paiement anticipé, la facture doit l'indiquer, par exemple « Escompte pour paiement anticipé : néant ». Ensuite, l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € : elle ne se réclame qu'à un client professionnel, et doit apparaître avec le taux des pénalités de retard.
Autre oubli, propre aux entrepreneurs individuels : la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » à côté du nom. Contrôlez ces trois points avant l'envoi, ils figurent tous dans la liste de Service-Public.
Créez votre document en ligne en deux minutes, sans inscription.
Questions fréquentes
Peut-on faire une facture sans être inscrit en tant qu'entreprise ?
En pratique non : les mentions obligatoires comprennent le numéro SIREN du vendeur, ce qui suppose une activité professionnelle déclarée. Déclarez-la d'abord au guichet des formalités, puis facturez. Sans SIREN, votre client ne peut pas enregistrer correctement la facture. Une fois l'activité déclarée, établissez vos factures avec les mentions propres à votre statut.
Une facture doit-elle être signée ?
Non, la signature ne figure pas dans la liste des mentions obligatoires de Service-Public. Seul le devis se signe pour valoir accord du client. La facture doit en revanche comporter une date, un numéro unique et l'identité complète des deux parties, ce qui suffit à lui donner sa valeur.
Comment faire une facture avec la mention de franchise de TVA ?
Indiquez les prix sans TVA, avec le total égal au montant hors taxes, et ajoutez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Cette mention vaut tant que vous restez sous les seuils de la franchise en base, qu'il faut vérifier chaque année sur Service-Public.
Peut-on facturer un particulier sans facture ?
Pour un bien, un ticket de caisse suffit généralement et la facture se remet sur demande. Pour une prestation de services supérieure à 25 € TTC, une note est exigée. Dans la pratique, une facture complète reste préférable, car elle prouve la prestation et le paiement en cas de litige.
Comment corriger une erreur sur une facture déjà envoyée ?
Avant paiement, émettez une facture rectificative qui renvoie à la facture d'origine. Après paiement, émettez un avoir. Ne modifiez jamais le document déjà envoyé, et ne supprimez pas son numéro : la séquence doit rester continue, et l'administration peut demander les deux documents lors d'un contrôle. Exemple : une facture de 600 € HT au mauvais taux de TVA se corrige par une rectificative si elle est impayée.
