Modèle de lettre de convocation
Objet, date, lieu et ordre du jour de la réunion figurent dans cette lettre de convocation. Point clé : le délai varie : au moins 15 jours en SARL, en général 15 jours en SAS, 3 jours pour l’ordre du jour d’un CSE de 50 salariés et plus, et ce que fixent les statuts pour une association.
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Téléchargez le modèle de lettre de convocation en blanc ou l’exemple rempli, en Word ou en PDF, avec ordre du jour et documents joints.
Ce que doit contenir la lettre de convocation
Quelle que soit la structure, la lettre indique cinq éléments : qui convoque, la nature de la réunion, la date, l’heure et le lieu, et l’ordre du jour. Pour une assemblée de société, elle précise aussi les documents joints : texte des résolutions, rapport du gérant et, pour l’assemblée annuelle d’une SARL, rapport de gestion et comptes annuels.
Le modèle ajoute deux options : la liste des documents joints et un rappel de la possibilité de se faire représenter, dans les conditions prévues par les statuts ou la loi. Cochez aussi l’envoi par lettre recommandée si c’est le mode retenu : la mention apparaît sous l’objet. Pour préparer le contenu des points à voter, voyez le modèle d’ordre du jour.
Rédiger et envoyer la convocation en six étapes
- Identifiez la structure (SARL, SAS, CSE, association) : elle fixe le délai à respecter.
- Fixez la date, l’heure et le lieu en comptant le délai à rebours depuis la date d’envoi.
- Rédigez l’ordre du jour : un point par résolution ou par sujet.
- Rassemblez les documents à joindre et listez-les dans la lettre.
- Choisissez le mode d’envoi : lettre recommandée, ou voie électronique si le destinataire a donné son accord.
- Conservez la preuve de l’envoi pour chaque destinataire.
Délais de convocation et règles de réunion par structure
Le délai à respecter dépend de la forme de la structure. Le tableau reprend les règles des fiches officielles pour la SARL, la SAS et le CSE. Il ne couvre pas l’association : aucun délai légal n’a été vérifié pour son assemblée générale, et c’est à vos statuts qu’il faut se reporter. Comptez toujours le délai à partir de la date d’envoi de la convocation, et gardez une marge pour le courrier.
| Obligation ou particularité | Concerne | Source |
|---|---|---|
| SARL : convocation par lettre recommandée au moins 15 jours avant l’assemblée (sauf délai plus long des statuts), avec l’ordre du jour ; convocation électronique possible si l’associé a donné son accord au moins 20 jours avant ; texte des résolutions, rapport du gérant et, pour l’assemblée annuelle, rapport de gestion et comptes annuels joints 15 jours avant. | Code de commerce, art. L223-1 à L223-43 – fiche F36714 | |
| SARL : l’assemblée annuelle se tient dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice (prolongation possible par ordonnance du président du tribunal de commerce) ; le gérant qui ne soumet pas les comptes encourt une amende de 9 000 €. | Fiche F36714 – Décisions collectives en SARL | |
| SAS : le président convoque en général au moins 15 jours à l’avance, sauf statuts plus longs ; convocation électronique avec consentement préalable au moins 20 jours avant ; chaque assemblée donne lieu à un procès-verbal inscrit au registre des procès-verbaux. | Fiche F36625 – Décisions collectives en SAS | |
| CSE (50 salariés et plus) : ordre du jour établi par l’employeur et le secrétaire, communiqué au moins 3 jours avant la réunion aux membres, représentants syndicaux, inspecteur du travail, agent Carsat et experts ; réunions au moins tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés. | Code du travail, art. L2315-28 (fréquence des réunions) et L2315-30 (ordre du jour) – fiche F33778 |
Si vos statuts prévoient un délai plus long que le délai légal, c’est le plus long qui compte. Faites relire votre convocation par un professionnel avant une assemblée importante.
Lettre recommandée ou convocation électronique : choisir le mode d’envoi
En SARL, la convocation se fait par lettre recommandée. La voie électronique est possible si l’associé a donné son accord au moins 20 jours avant l’assemblée. En SAS, la convocation électronique suppose un consentement préalable, au moins 20 jours avant également.
Dans tous les cas, gardez une preuve : l’accusé de réception de la lettre recommandée, ou le courriel d’accord de l’associé et l’accusé de lecture. Pour une association ou un CSE, regardez ce que prévoient vos statuts ou votre règlement : le mode d’envoi n’y est pas toujours imposé, mais une preuve de réception évite les contestations sur la régularité de la réunion.
Convoquer une assemblée générale d’association : ce que décident les statuts
Aucun délai légal ni forme de convocation n’a été vérifié pour l’assemblée générale d’une association : vos statuts font la loi. Relisez-les avant d’écrire la lettre : qui convoque (président, conseil d’administration), dans quel délai, par quel moyen et avec quel contenu.
Le modèle est prévu pour ce cas : indiquez le nom de l’association dans « L’expéditeur » et la liste des membres ou la mention « Madame, Monsieur » dans « Le destinataire ». Après l’assemblée, consignez les décisions dans un procès-verbal. Les mêmes principes valent pour un CSE, mais avec les délais de la fiche officielle citée plus haut.
À vérifier avant d’envoyer la convocation
- Le délai de convocation légal et celui des statuts sont respectés, le plus long l’emportant.
- La date, l’heure et le lieu sont indiqués.
- L’ordre du jour est complet et clair.
- Les documents annoncés sont bien joints.
- Le mode d’envoi est autorisé pour ce destinataire.
- Vous conservez une preuve d’envoi pour chaque convocation.
Sources : Code de commerce, art. L223-1 à L223-43 – fiche F36714 · Fiche F36714 – Décisions collectives en SARL · Fiche F36625 – Décisions collectives en SAS · Code du travail, art. L2315-28 (fréquence des réunions) et L2315-30 (ordre du jour) – fiche F33778. Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de lettre de convocation
Quel délai pour convoquer une assemblée générale de SARL ?
Au moins 15 jours avant l’assemblée, par lettre recommandée, sauf délai plus long prévu par les statuts. La convocation indique l’ordre du jour. La convocation électronique est possible si l’associé a donné son accord au moins 20 jours avant. Pour l’assemblée annuelle, joignez aussi le rapport de gestion et les comptes annuels, dans le même délai de 15 jours.
Quel délai de convocation pour une AG d’association ?
Aucun délai légal n’a été vérifié pour l’assemblée générale d’une association : ce sont vos statuts qui le fixent, avec les modalités d’envoi (courrier, e-mail, affichage). Relisez-les avant d’envoyer la convocation et respectez-les à la lettre, car une convocation irrégulière peut fragiliser les décisions prises. Mentionnez le lieu, l’heure et l’ordre du jour. Le modèle de cette page convient à ce cas.
Comment convoquer un CSE ?
Pour un CSE de 50 salariés et plus, l’ordre du jour est établi par l’employeur et le secrétaire, puis communiqué au moins 3 jours avant la réunion aux membres, aux représentants syndicaux, à l’inspecteur du travail, à l’agent Carsat et aux experts concernés. Dans une entreprise de moins de 300 salariés, le CSE se réunit au moins tous les 2 mois.
Une convocation par e-mail est-elle valable ?
En SARL comme en SAS, la convocation électronique est possible si l’associé a donné son accord au préalable, au moins 20 jours avant l’assemblée. Sans accord préalable, utilisez la lettre recommandée, qui reste le mode d’envoi prévu en SARL. Pour une association, regardez ce que prévoient vos statuts, et conservez toujours une preuve de l’envoi, comme l’accusé de réception ou l’accord écrit de l’associé.
Dans quel délai tenir l’assemblée annuelle d’une SARL ?
L’assemblée annuelle se tient dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Une prolongation est possible par ordonnance du président du tribunal de commerce. Le gérant qui ne soumet pas les comptes aux associés encourt une amende de 9 000 euros, selon la fiche officielle. Préparez donc la convocation assez tôt pour respecter aussi le délai de 15 jours.
Que doit contenir une lettre de convocation ?
La date, l’heure et le lieu de la réunion, sa nature (assemblée annuelle, réunion du CSE), l’ordre du jour et, selon la structure, les documents joints : texte des résolutions, rapport du gérant, rapport de gestion et comptes annuels pour l’assemblée annuelle d’une SARL. Ajoutez le nom du convocant et indiquez, si les statuts le permettent, comment se faire représenter.