Modèle de dossier des ouvrages exécutés
Le DOE regroupe les plans, notices, essais et pièces que l’entreprise remet au maître d’ouvrage à la fin des travaux. Ce modèle en dresse l’inventaire lot par lot ; son contenu exact et son délai de remise sont fixés par votre marché, pas par ce modèle.
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Téléchargez le modèle de DOE vierge ou l’exemple rempli d’un lot électricité, en Word ou en PDF.
Pièces habituelles d’un dossier des ouvrages exécutés
Un DOE rassemble ce qui permet au maître d’ouvrage d’exploiter, d’entretenir et de faire évoluer l’ouvrage après la fin du chantier. Voici les pièces que l’on y trouve le plus souvent ; votre marché peut en retirer ou en ajouter.
| Pièce | Ce qu’elle apporte |
|---|---|
| Plans conformes à l’exécution | L’ouvrage tel qu’il a été réalisé, avec les modifications intervenues en cours de chantier |
| Notices de fonctionnement et d’entretien | Les consignes d’utilisation et de maintenance des équipements installés |
| Fiches techniques et références | Marque, modèle et caractéristiques des matériaux et équipements posés |
| Essais, contrôles et procès-verbaux | La trace des tests et des contrôles réalisés sur les installations |
| Certificats et garanties | Les documents des fabricants et les attestations liées au lot |
Contenu et délai de remise : ce que fixe votre marché
Aucun texte officiel n’a été retenu ici pour définir le DOE : son contenu et son délai de remise relèvent de votre marché. Cherchez-les dans le CCAP, dans le CCTP ou le cahier des charges, ainsi que dans les documents généraux auxquels le marché renvoie. Pour un marché public, la composition du dossier de consultation est présentée sur la page appel d’offres.
Relevez trois points avant de commencer : la liste des pièces exigées, le nombre d’exemplaires avec le support demandé (papier ou numérique), et la date limite de remise. Si le marché ne dit rien, convenez-en par écrit avec le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre et conservez cet accord avec le dossier.
La remise du DOE se prépare en même temps que le décompte final : voir le modèle de DGD.
Constituer le DOE en six étapes
- Relevez les exigences du marché : pièces demandées, exemplaires, support et date limite de remise.
- Listez les pièces par lot dans le générateur : plans, notices, essais, certificats et garanties.
- Réclamez les documents des sous-traitants et des fournisseurs dès la fin de leur intervention, sans attendre la réception.
- Mettez les plans à jour d’après ce qui a réellement été construit, avec un indice de révision.
- Numérotez et classez : un sommaire en tête, puis un chapitre par lot et par équipement.
- Remettez le dossier contre un accusé de réception daté et signé, et gardez-en une copie complète.
Organiser le dossier par lot et par équipement
Un dossier lisible se classe comme le chantier : un chapitre par lot, puis par équipement. Placez en tête un sommaire qui renvoie à chaque pièce, avec son numéro et sa date d’émission.
Dans le générateur, les quatre zones de saisie (plans, notices, essais, garanties) servent d’index. Indiquez pour chaque pièce son titre, son indice de révision et son format, par exemple « Plan de récolement du tableau général, indice B, PDF ».
En version numérique, nommez les fichiers comme l’index (lot, nature, indice) pour que le maître d’ouvrage retrouve une pièce sans ouvrir tout le dossier. Si le marché impose un format précis, il l’emporte sur vos habitudes.
Erreurs fréquentes dans un DOE
Ces oublis obligent à reprendre le dossier après coup, quand l’équipe a déjà quitté le chantier.
- Plans d’origine remis à la place des plans conformes à l’exécution.
- Notices génériques qui ne correspondent pas au modèle réellement installé.
- Procès-verbaux d’essais sans date, sans signature ou sans référence du matériel contrôlé.
- Pièces des sous-traitants manquantes, récupérées trop tard.
- Dossier remis sans accusé de réception, donc sans preuve de la date de remise ni de la liste des pièces.
Vérifications avant de remettre le DOE
- Les exigences du marché (pièces, exemplaires, support, date) ont été relevées et respectées.
- Chaque lot a ses plans à jour, ses notices et ses procès-verbaux d’essais.
- Les certificats et garanties des équipements sont joints.
- Les pièces des sous-traitants sont intégrées au dossier.
- Le sommaire correspond au contenu réel du dossier.
- Le signataire est habilité à engager l’entreprise.
- Un accusé de réception daté et signé est prévu.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de dossier des ouvrages exécutés
Le DOE est-il obligatoire ?
Cela dépend de votre marché. Aucun texte officiel n’a été retenu ici pour imposer le DOE de façon générale : c’est le CCAP, le cahier des charges ou le contrat qui prévoit sa remise, sa composition et son délai. Lisez ces pièces dès la signature, car elles précisent aussi le nombre d’exemplaires et le support attendus par le maître d’ouvrage.
À qui remet-on le dossier des ouvrages exécutés ?
Au maître d’ouvrage, c’est-à-dire le client pour lequel l’ouvrage est construit. Lorsqu’un maître d’œuvre suit le chantier, la remise passe souvent par lui, mais votre marché peut prévoir un autre circuit. Quel que soit le destinataire, faites dater et signer un accusé de réception : il prouve la date de remise et la liste exacte des pièces livrées.
Quand faut-il remettre le DOE ?
Le délai figure dans votre marché : aucune échéance générale n’a été vérifiée pour cette page, donc nous n’en donnons pas. En pratique, préparez le dossier pendant le chantier plutôt qu’à la fin, car les notices, les essais et les pièces des sous-traitants se récupèrent plus facilement au fur et à mesure que les lots se terminent.
Le DOE peut-il être remis au format numérique ?
Oui, si votre marché ne l’interdit pas et si le maître d’ouvrage l’accepte. Vérifiez le support demandé dans les pièces contractuelles : certains acheteurs exigent un exemplaire papier, d’autres des fichiers PDF ou un format précis. Dans les deux cas, utilisez le même index pour la version papier et pour la version numérique.
Que faire si l’ouvrage a été modifié pendant le chantier ?
Remettez les plans mis à jour d’après ce qui a réellement été construit, pas les plans d’origine. Notez l’indice de révision sur chaque plan et reprenez dans le DOE les notices des équipements finalement posés, y compris ceux qui remplacent un produit prévu au marché. Gardez aussi la trace écrite de l’accord du maître d’ouvrage sur la modification.
Un sous-traitant doit-il fournir ses pièces pour le DOE ?
En pratique, oui : l’entreprise titulaire rassemble les plans, notices et essais des intervenants de son lot, y compris ceux de ses sous-traitants. Réclamez ces pièces dès la fin de leur intervention et prévoyez-le dans le contrat de sous-traitance. Sans elles, votre dossier sera incomplet au moment de la remise, même si vos propres documents sont prêts.