Modèle de feuille de présence
Listez les participants d’une session, cochez leur présence le matin et l’après-midi, puis faites signer : la feuille de présence se remplit en ligne et se télécharge en Excel ou en PDF. Point clé : l’intitulé, la date et le lieu figurent en tête, et chaque participant signe sur la feuille imprimée.
Téléchargez le modèle de feuille de présence
Téléchargez la feuille de présence vierge ou l’exemple rempli, en Excel pour ajouter des lignes ou en PDF prêt à imprimer et à faire signer.
Excel
Formules de total déjà en place, à ouvrir dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Exemple rempli Modèle viergeCe que contient une feuille de présence, ligne par ligne
Une feuille de présence garde la trace de qui était là, à quelle session et à quel moment. En tête : l’intitulé, la date, le lieu et le nom de l’animateur. Dans le tableau : une ligne par participant, avec son entreprise ou son service, deux cases pour le matin et l’après-midi, et une zone de signature à remplir à la main.
Le modèle sert aussi bien pour une réunion d’équipe, un atelier ou une formation interne. Si la feuille doit justifier une session auprès d’un financeur ou d’un organisme, demandez-lui avant la date les mentions qu’il attend : ses exigences priment sur ce modèle. Pour préparer la session elle-même, reportez-vous au modèle de plan de formation.
Préparer et faire signer la feuille de présence en cinq étapes
- Renseignez l’en-tête : intitulé de la session, date, lieu, nom de l’animateur.
- Saisissez les inscrits dans l’ordre alphabétique, avec leur entreprise ou service, et gardez quelques lignes vides pour les arrivées de dernière minute.
- Téléchargez le PDF ou le fichier Excel et imprimez-le en autant d’exemplaires que nécessaire.
- Faites cocher et signer chaque participant à son arrivée, puis de nouveau après la pause du déjeuner s’il y a deux créneaux.
- Contrôlez et archivez la feuille en fin de session : aucune ligne signée à la place d’un autre, aucune case oubliée.
Une signature, deux créneaux ou une feuille par jour
| Type de session | Façon de remplir | Précaution |
|---|---|---|
| Réunion d’une heure | Cochez le créneau concerné, signature unique | Indiquez l’heure de début dans l’intitulé |
| Journée complète | Cochez matin et après-midi, signature à chaque retour de pause | Laissez vide la case d’un créneau manqué |
| Session de plusieurs jours | Une feuille par jour, mêmes participants | Reportez la date exacte sur chaque feuille |
Ces usages sont des pratiques courantes, pas des règles : appliquez celles de votre entreprise ou de l’organisme qui finance la session.
Contrôles avant de classer la feuille de présence
- L’intitulé, la date et le lieu sont renseignés en tête de feuille.
- Chaque participant a signé lui-même, en face de son nom.
- Les créneaux manqués restent décochés.
- Le nom de l’animateur figure sur la feuille.
- Chaque page d’une feuille multiple reprend l’en-tête et un numéro.
- La feuille est archivée avec les autres documents de la session.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de feuille de présence
Qui doit signer la feuille de présence ?
Chaque participant signe lui-même, en face de son nom, pour attester sa présence ; l’animateur ou le responsable de la session peut signer aussi pour valider la liste. Évitez qu’une personne signe pour une autre, sinon la feuille perd son intérêt. Si un participant manque un créneau, laissez la case vide plutôt que de la cocher par précaution, et faites signer sur place.
Une feuille de présence est-elle obligatoire ?
Cela dépend du contexte : ce modèle est une base de travail et aucune règle précise n’est citée ici. Pour une réunion interne, c’est un simple outil de suivi. Pour une formation financée ou une session soumise à un organisme, ce dernier précise le format et les mentions attendus : demandez-lui son modèle ou ses exigences avant la session et adaptez la feuille en conséquence.
Comment faire une feuille de présence sur Excel ?
Téléchargez le fichier Excel de cette page : il contient déjà l’en-tête de la session et le tableau des participants, que vous complétez cellule par cellule. Ajoutez des lignes en copiant la dernière si vous accueillez plus de personnes. Pour les signatures, imprimez le fichier ou le PDF : les cases de signature se remplissent à la main, sur papier, le jour de la session.
Peut-on faire signer électroniquement une feuille de présence ?
Oui, si l’organisme concerné l’accepte, mais cet outil ne propose pas de signature électronique : la colonne « Signature » est prévue pour une signature manuscrite sur la feuille imprimée. Si vous préférez le numérique, partagez le PDF avec un outil de signature de votre choix. Prévoyez au moins une trace datée de chaque signature. Conservez ensuite le fichier signé avec les autres documents de la session.
Combien de lignes prévoir sur une feuille de présence ?
Prévoyez autant de lignes que d’inscrits, plus quelques lignes libres pour les arrivées de dernière minute. Pour un groupe nombreux, travaillez dans le fichier Excel, où vous ajoutez autant de lignes que nécessaire. Quel que soit le nombre de pages, reportez l’intitulé et la date de la session sur chacune, et numérotez-les pour qu’aucune feuille ne se perde.