Modèle de note de frais kilométriques
Notez chaque trajet professionnel sur une ligne, avec sa date, son parcours, son motif et ses kilomètres : les totaux se calculent à mesure. Le montant de chaque trajet dépend du taux prévu par votre entreprise, que vous indiquez en haut du tableau. Enregistrez la note en PDF ou reprenez le fichier Excel.
Téléchargez le modèle de note de frais kilométriques
Téléchargez la note de frais kilométriques vierge ou l’exemple rempli, en Excel avec les totaux automatiques ou en PDF à signer.
Excel
Formules de total déjà en place, à ouvrir dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Exemple rempli Modèle viergeCe que doit permettre de contrôler une note de frais kilométriques
Une note de frais kilométriques récapitule les trajets professionnels faits avec un véhicule personnel : pour chacun, la date, le départ et l’arrivée, le motif et le nombre de kilomètres. Elle permet à l’entreprise de rembourser le salarié sur la base d’un taux au kilomètre, et de retrouver pourquoi chaque trajet a eu lieu.
Le taux au kilomètre dépend des règles de votre entreprise ou du barème qu’elle utilise : le tableau vous demande de l’indiquer en haut, et l’exemple utilise un taux fictif. Pour les autres dépenses (train, repas, hôtel), utilisez la note de frais classique ; pour refacturer des frais à un client, voyez la facture de frais.
Remplir la note kilométrique en cinq étapes
- Identifiez-vous : nom, véhicule utilisé, période, et taux au kilomètre retenu par votre entreprise.
- Une ligne par trajet, dans l’ordre des dates, avec le départ, l’arrivée et le motif.
- Indiquez les kilomètres de chaque trajet, vérifiés avec un itinéraire ou le compteur.
- Calculez le montant de chaque ligne (kilomètres multipliés par le taux) et vérifiez les totaux en bas du tableau.
- Enregistrez en PDF ou téléchargez le fichier Excel, signez et remettez la note à la personne qui la valide.
Les justificatifs à garder pour les trajets
La personne qui valide la note vérifie que les kilomètres sont plausibles et que les trajets correspondent à l’activité. Gardez de quoi le montrer : un agenda ou un ordre de mission pour chaque déplacement, une capture d’itinéraire, la carte grise ou le justificatif du véhicule utilisé.
Si votre entreprise a un plafond mensuel, un barème par puissance de véhicule ou une règle sur les trajets domicile-travail, appliquez-les avant de remplir le tableau : le modèle ne les connaît pas. En cas de doute, demandez la règle au service de paie ou à votre comptable.
Contrôles avant de remettre la note kilométrique
- Le véhicule et le taux au kilomètre sont indiqués en haut du tableau.
- Chaque ligne a une date, un trajet, un motif et un nombre de kilomètres.
- Les trajets sont tous professionnels, sans déplacement personnel.
- Le montant de chaque ligne correspond aux kilomètres multipliés par le taux.
- Le total des kilomètres correspond à votre relevé ou à votre agenda.
- La note est datée et signée avant d’être remise.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de note de frais kilométriques
Comment remplir une note de frais kilométriques ?
Indiquez votre identité, votre véhicule et le taux au kilomètre prévu par votre entreprise. Saisissez ensuite une ligne par trajet, avec la date, le départ et l’arrivée, le motif et les kilomètres parcourus, puis le montant correspondant. Le tableau additionne les kilomètres et les montants pendant la saisie. Datez et signez la note avant de la remettre.
Quel taux au kilomètre faut-il appliquer ?
Le taux dépend des règles de votre entreprise, de votre contrat ou du barème qu’elle a choisi d’utiliser, selon la puissance du véhicule et la distance. Ce modèle ne l’impose pas : indiquez-le en haut du tableau. Le taux de 0,60 de l’exemple est fictif. Demandez la règle applicable à votre service de paie ou à votre comptable avant de remplir la note.
Faut-il joindre des justificatifs à une note kilométrique ?
Il n’y a pas de ticket pour un trajet en voiture personnelle, mais la personne qui valide la note doit pouvoir contrôler les distances et le motif. Joignez un agenda, un ordre de mission ou une capture d’itinéraire, et gardez le justificatif du véhicule utilisé. Votre entreprise peut préciser les pièces qu’elle exige : renseignez-vous avant de remettre la note.
Le montant de chaque ligne se calcule-t-il automatiquement ?
Non : le montant de chaque trajet se saisit après avoir multiplié les kilomètres par votre taux. En revanche, le total des kilomètres et le total des montants se calculent en direct dans le générateur en ligne, et le fichier Excel contient les formules de somme correspondantes. Le fichier s’ouvre aussi dans LibreOffice Calc et Google Sheets.
Quelle différence avec la note de frais classique ?
La note de frais classique liste des dépenses payées avec justificatifs : train, repas, hôtel, parking. La note kilométrique liste des trajets faits avec votre véhicule personnel et se calcule sur la distance. Vous pouvez remettre les deux ensemble pour une même mission, en veillant à ne pas compter deux fois le même déplacement, par exemple un trajet en voiture et un parking.