Modèle de modèle d’e-mail
Remplissez l’objet, le message et la formule de clôture, puis copiez le texte dans votre messagerie ou téléchargez-le en Word ou PDF. Quatre variantes sont intégrées : ton formel, ton direct, relance et demande de rendez-vous. Le point clé : un objet précis, car c’est lui que le destinataire lit en premier.
Téléchargez le modèle de modèle d’e-mail
Téléchargez le modèle de mail en Word ou PDF, en blanc à compléter ou prérempli avec un exemple de demande de devis.
Les quatre variantes du modèle : formel, direct, relance, rendez-vous
| Variante | Comment l’obtenir | Ce que le mail contient |
|---|---|---|
| Formel | Réglage par défaut | « Madame, Monsieur, », demande, remerciement et « Cordialement, » |
| Direct | Case « ton plus direct » | « Bonjour, », même demande, « Bien cordialement, » |
| Relance | Case « relance » et date du premier message | Une phrase qui rappelle votre message précédent resté sans réponse |
| Rendez-vous | Champ « disponibilités » | Une phrase qui propose vos créneaux et laisse le choix |
Les variantes se combinent : une relance directe avec proposition de créneaux est possible.
Écrire un e-mail professionnel en cinq étapes
- Écrivez l’objet en dernier mais soignez-le : il annonce le sujet et la demande en moins de dix mots.
- Choisissez le ton : formel pour un inconnu ou une hiérarchie, direct pour un interlocuteur habituel.
- Posez le contexte en une ou deux phrases : qui vous êtes, pourquoi vous écrivez.
- Formulez une seule demande, claire, avec la date de réponse souhaitée si elle compte.
- Relisez à voix haute, vérifiez les pièces jointes, puis envoyez.
Points à vérifier avant d’appuyer sur « Envoyer »
- L’adresse du destinataire est la bonne, et personne n’est en copie par erreur.
- L’objet se comprend sans lire le message.
- La formule d’appel correspond au niveau de formalité.
- Le message contient une seule demande, formulée clairement.
- Les pièces jointes citées sont réellement jointes.
- Vos coordonnées figurent en bas du message.
- L’orthographe et les noms propres sont relus.
Objets d’e-mail prêts à adapter selon la situation
| Situation | Objet possible |
|---|---|
| Demande de devis | Demande de devis : [prestation], [date souhaitée] |
| Prospection commerciale | [Bénéfice pour le destinataire] : proposition pour [entreprise] |
| Offre d’achat immobilier | Offre d’achat : [adresse du bien], [référence de l’annonce] |
| Relance | Relance : [objet du premier message], envoyé le [date] |
| Rendez-vous | Demande de rendez-vous : [sujet], disponibilités |
Pour la prospection, partez de l’intérêt du destinataire plutôt que de votre offre. Cette page ne détaille pas les règles légales de la prospection par e-mail : renseignez-vous avant un envoi en nombre.
Signature d’e-mail : les éléments à prévoir
Une signature professionnelle tient en quatre ou cinq lignes. Elle évite au destinataire de chercher vos coordonnées et renforce la crédibilité du message.
- Prénom et nom, en tête.
- Fonction et entreprise, sur une ligne.
- Téléphone direct, si vous acceptez les appels.
- Site web ou adresse postale, si le courrier peut s’y ajouter.
- Mention facultative : disponibilités, lien de prise de rendez-vous.
Évitez les logos trop lourds et les citations. Le générateur ajoute votre nom et, si vous le renseignez, votre téléphone dans le corps du message.
Quand un e-mail ne suffit pas : recommandé, relance de facture, courrier
Un e-mail ordinaire ne prouve ni la date d’envoi ni la réception. Pour certains actes, il est même inadapté : un congé de logement donné par simple courriel n’est pas valable, selon Service-Public. La lettre recommandée électronique, elle, équivaut au recommandé papier si le prestataire garantit l’identité des parties et les dates, et si le destinataire particulier a accepté ce mode d’envoi : voyez le modèle de lettre recommandée.
Pour un paiement en retard, passez par la relance de facture impayée ; pour un courrier formel sur papier, utilisez la lettre type.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de modèle d’e-mail
Comment commencer un e-mail professionnel ?
Commencez par « Madame, Monsieur, » si vous ne connaissez pas le destinataire, ou par « Bonjour Madame Dubois, » si vous connaissez son nom. Pour un échange plus direct avec un interlocuteur habituel, « Bonjour, » suffit. Rappelez ensuite en une phrase le contexte ou la raison de votre message : l’objet doit déjà annoncer le sujet. Le modèle gère les deux tons grâce à une case.
Quelle formule de politesse choisir à la fin d’un mail ?
« Cordialement » ou « Bien cordialement » conviennent à la plupart des échanges professionnels. Pour un destinataire hiérarchique ou une demande officielle, préférez « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées ». Évitez les abréviations ou un « Bien à vous » trop familier avec un inconnu. Choisissez la formule selon le niveau de formalité de l’échange.
Combien de temps attendre avant de relancer par e-mail ?
Aucune règle générale ne fixe ce délai. En pratique, laissez quelques jours ouvrés à votre interlocuteur avant de relancer, puis rappelez la date de votre premier message et la réponse attendue. Cochez l’option relance du générateur : elle ajoute une phrase qui renvoie à votre message précédent. Pour une facture impayée, utilisez plutôt la relance dédiée.
Un simple e-mail a-t-il la même valeur qu’une lettre recommandée ?
Non. Un e-mail ordinaire ne vaut pas lettre recommandée. Seul un envoi recommandé électronique équivaut à la lettre recommandée papier, à condition que le prestataire garantisse l’identité des parties et les dates, et que le destinataire particulier ait accepté ce mode d’envoi (Service-Public F31463). Pour un courrier qui exige une preuve, utilisez ce service ou une lettre recommandée classique.
Comment écrire un e-mail de prospection commerciale ?
Visez court : un objet qui annonce le bénéfice pour le destinataire, deux ou trois phrases sur ce que vous proposez, une seule demande (un appel, un rendez-vous). Personnalisez l’accroche avec un fait sur son entreprise. Cette page ne détaille pas les règles légales de la prospection par e-mail : renseignez-vous avant tout envoi en nombre.
Peut-on envoyer un congé ou une résiliation par simple e-mail ?
Cela dépend du document. Un congé de logement donné par simple courriel n’est pas valable, selon Service-Public. Pour la résiliation d’un contrat, le mode dépend du contrat : un professionnel qui permet de souscrire en ligne doit proposer une résiliation en ligne gratuite. Un e-mail ordinaire reste fragile comme preuve : dans le doute, choisissez un envoi dont vous pouvez prouver la date.