Modèle de réponse à une candidature refusée
Cette réponse décline une candidature en restant neutre : remerciements, décision claire, rappel du droit du candidat à demander les résultats des tests. Point clé : l’employeur choisit librement son candidat, mais ne peut écarter personne pour un motif discriminatoire, au risque de dommages et intérêts.
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Téléchargez le modèle de réponse à une candidature refusée, en blanc ou rempli, en Word ou en PDF, avec ses phrases facultatives.
Refuser une candidature : liberté de choix de l’employeur et limites
L’employeur choisit librement son candidat. Cette liberté a une limite : il ne peut pas refuser une candidature pour un motif discriminatoire, c’est-à-dire fondé sur l’un des critères de l’article L1132-1 du Code du travail. Le candidat écarté peut saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir des dommages et intérêts.
Cette limite pèse sur la rédaction du refus. Une réponse courte, courtoise et sans référence à la personne du candidat suffit : remerciements, décision, formule de politesse. Les sources vérifiées ne disent pas s’il faut répondre ni motiver le refus, et nous n’affirmons ni l’un ni l’autre.
Si le candidat a été retenu, le courrier à envoyer est une promesse d’embauche ; une fois la proposition acceptée, le contrat de travail prend le relais.
Règles à connaître avant d’écarter un candidat
Cinq règles encadrent la sélection d’un candidat et la manière de le refuser : les informations que vous pouvez demander, les méthodes de recrutement, l’interdiction de discriminer, ses sanctions et le droit du candidat à connaître les résultats de tests. Le tableau les rassemble. Elles expliquent pourquoi le modèle de réponse ne cite aucun motif personnel et pourquoi une phrase facultative rappelle ce droit.
| Obligation ou particularité | Concerne | Source |
|---|---|---|
| Les informations demandées à un candidat ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ; elles doivent avoir un lien direct et nécessaire avec celui-ci. | art. L1221-6 du Code du travail | |
| Le candidat est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées ; leurs résultats sont confidentiels. | art. L1221-8 du Code du travail | |
| L’employeur peut choisir librement son candidat mais ne peut refuser une candidature pour un motif discriminatoire ; le candidat écarté peut saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir des dommages et intérêts. | Service-Public F1684 | |
| Le candidat peut demander les résultats des tests et méthodes de recrutement, y compris après l’embauche. | Service-Public F1684 | |
| La discrimination à l’embauche est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende. | art. 225-1 et 225-2 du Code pénal (France Travail) |
La durée de conservation d’une candidature refusée n’a pas été vérifiée pour cette page : nous ne la chiffrons pas.
Formuler le refus : ce qu’il faut écrire et ce qu’il vaut mieux éviter
| À écrire | À éviter |
|---|---|
| Un remerciement pour la candidature et, le cas échéant, pour le temps passé en entretien | Un commentaire sur la personne plutôt que sur l’adéquation au poste |
| Une décision claire : « nous ne sommes pas en mesure de donner suite » | Toute allusion à un critère visé à l’article L1132-1 du Code du travail |
| Un motif neutre et lié au poste, si vous choisissez d’en donner un | Un motif que vous ne pourriez pas justifier en cas de contestation |
| Une proposition de conserver la candidature, avec l’accord du candidat | Une promesse de rappel que vous ne comptez pas tenir |
Répondre à un candidat refusé en cinq étapes
- Relisez les critères de sélection : ils doivent tous être liés à l’emploi proposé.
- Remerciez le candidat pour sa candidature et, s’il y en a eu un, pour l’entretien.
- Annoncez la décision en une phrase, sans détour.
- Ajoutez, si vous le souhaitez, un motif neutre ou une proposition de conserver la candidature.
- Cochez la phrase sur les tests si vous en avez fait passer, puis envoyez la réponse avec vos coordonnées d’entreprise.
Résultats des tests et méthodes de recrutement : ce que le candidat peut demander
Le candidat peut demander les résultats des tests et des méthodes de recrutement qui lui ont été appliqués, y compris après l’embauche. Les méthodes utilisées sont portées à la connaissance du comité social et économique s’il existe.
En amont, le candidat doit être expressément informé de ces méthodes avant leur mise en œuvre (art. L1221-8) ; elles doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie et leurs résultats restent confidentiels. Si vous avez fait passer un test, cochez la case correspondante du générateur : la réponse rappelle alors la possibilité de demander les résultats.
À vérifier avant d’envoyer la réponse de refus
- Le courrier ne mentionne aucune caractéristique personnelle du candidat.
- Le motif éventuel est lié au poste et justifiable.
- La phrase sur les résultats de tests n’est cochée que si des tests ont été passés.
- L’intitulé du poste et la date de candidature sont exacts.
- La proposition de conserver la candidature suppose l’accord du candidat.
- Le signataire est identifié par son nom et sa fonction.
Sources : art. L1221-6 du Code du travail · art. L1221-8 du Code du travail · Service-Public F1684 · art. 225-1 et 225-2 du Code pénal (France Travail). Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de réponse à une candidature refusée
Un employeur doit-il répondre à un candidat refusé ?
Nos sources ne tranchent pas : aucune obligation légale de répondre ou de motiver un refus n’a été trouvée, et nous n’affirmons pas qu’il y en a ou qu’il n’y en a pas. En pratique, une réponse courte et courtoise soigne l’image de l’entreprise. Si vous répondez, restez neutre et factuel, sans critère personnel, et conservez une trace de votre envoi.
Peut-on refuser un candidat pour n’importe quelle raison ?
Non. L’employeur choisit librement son candidat, mais ne peut pas écarter une candidature pour un motif discriminatoire, c’est-à-dire fondé sur l’un des critères de l’article L1132-1 du Code du travail. Le candidat écarté peut saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir des dommages et intérêts. La discrimination à l’embauche est aussi punie pénalement. Écrivez donc la réponse sans référence à ces critères.
Quelle sanction pénale pour une discrimination à l’embauche ?
La discrimination à l’embauche est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, selon les articles 225-1 et 225-2 du Code pénal rappelés par France Travail. Ce risque justifie une réponse de refus neutre, qui ne mentionne aucun critère personnel du candidat. En cas de doute sur la légalité d’un motif, demandez conseil avant d’écrire.
Le candidat refusé peut-il demander les résultats des tests ?
Oui. Il peut demander les résultats des tests et méthodes de recrutement utilisés, y compris après l’embauche. Il doit avoir été informé de ces méthodes avant leur mise en œuvre, et les résultats restent confidentiels. Le modèle propose une phrase facultative pour rappeler cette possibilité, à cocher si vous avez fait passer des tests au candidat.
Peut-on garder la candidature pour une offre future ?
Vous pouvez le proposer, c’est l’objet de la case dédiée du modèle, en demandant l’accord du candidat. Nous ne donnons aucune durée de conservation : la règle de la CNIL n’a pas été vérifiée pour cette page. Informez le candidat de votre démarche et renseignez-vous sur la durée applicable avant de conserver ses données. Le modèle laisse cette phrase facultative.
Quelles questions peut-on poser à un candidat en entretien ?
Seulement celles qui permettent d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles, avec un lien direct et nécessaire avec l’emploi (art. L1221-6 du Code du travail). Le candidat doit répondre de bonne foi. Ces limites servent aussi de repère pour justifier un refus si celui-ci est contesté.