Modèle de facture assistant
Une facture de secrétariat externalisé se contrôle ligne par ligne : chaque tâche doit avoir un nombre d'heures, un tarif et une date. Ce modèle détaille un mois de travail pour un artisan, avec la TVA, l'acompte et les mentions exigées entre professionnels.
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Téléchargez le modèle de facture d'assistante administrative prérempli avec un mois de secrétariat pour artisan, en PDF, Word ou Excel, et adaptez les lignes à votre mission.
Erreurs qui font traîner le paiement d'une facture de secrétariat
Une facture de secrétariat est contestée moins souvent pour son montant que pour son manque de détail. Le tableau réunit quatre erreurs fréquentes chez les assistantes qui facturent un artisan ou une TPE, avec l'effet concret sur le règlement et la correction à faire avant l'envoi.
- Facturer « secrétariat » sans détailler les tâches ni le nombre d'heures Le client conteste le volume facturé et retarde le paiement, faute de pouvoir vérifier ce qui a été fait. À faire : Lister les tâches avec le nombre d'heures par tâche, ou joindre un relevé d'activité à la facture.
- Appliquer de la TVA alors qu'on est en franchise, ou omettre la mention de franchise La TVA facturée doit être reversée à l'administration, et une facture sans TVA ni mention légale est irrégulière. À faire : Choisir un régime et s'y tenir : 20 % de TVA avec les montants HT et TTC, ou « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- Ne pas définir le périmètre du forfait (heures incluses, délai de réponse, heures supplémentaires) Les dépassements ne sont pas payés, le client considérant que tout était compris dans le forfait. À faire : Écrire dans le devis le nombre d'heures incluses, les tâches comprises et le tarif des heures supplémentaires.
- Travailler aux horaires du client avec ses outils et ses consignes, sans contrat de prestation écrit La relation ressemble à un contrat de travail déguisé : le client comme l'assistante s'exposent à une requalification. À faire : Rédiger un contrat de prestation précisant l'autonomie d'organisation, les livrables attendus et le mode de facturation.
Les deux premières erreurs se corrigent en amont, dans le devis. La troisième, les pénalités, se règle dans le bloc fixe de la facture. Ajoutez-le une fois pour toutes dans votre modèle, comme dans les autres modèles de facture gratuits.
Ventilation d'un mois de secrétariat pour un artisan
L'exemple concerne un artisan qui confie à son assistante les devis, la relance de deux factures impayées, la gestion de l'agenda et la préparation de ses pièces comptables. Chaque heure est facturée au même taux de 30 € hors taxes, ce qui permet de vérifier le calcul d'un seul coup d'œil. Le classement des pièces est un forfait séparé, car il dépend du nombre de dossiers à traiter.
Facture n° F-2026-621 — Secrétariat externalisé du mois pour un artisan : devis, facturation clients, relances, agenda et classement des pièces comptables
| Désignation | Qté | Unité | PU HT | Montant HT |
|---|---|---|---|---|
| Rédaction des devis et facturation des clients de l'artisan | 8 | h | 30 € | 240 € |
| Relances téléphoniques et écrites des factures impayées | 3 | h | 30 € | 90 € |
| Gestion de l'agenda, du courrier et des appels | 5 | h | 30 € | 150 € |
| Classement et préparation des pièces pour l'expert-comptable | 1 | forfait | 60 € | 60 € |
- Total HT
- 540 €
- TVA 20 %
- 108 €
- Total TTC
- 648 €
- Acompte déjà versé (30 %)
- −194,40 €
- Net à payer
- 453,60 €
Le tableau ne montre pas la répartition réelle des heures sur la semaine. Si l'artisan vous demande un relevé, joignez-le à la facture plutôt que de le détailler ligne par ligne. Un tarif unique à l'heure simplifie la comparaison, mais un tarif différencié pour les relances est possible.
Vérifications avant envoi d'une facture d'assistante
Commencez par les mentions d'identité : votre nom, votre adresse, votre numéro SIREN et, si vous exercez en entreprise individuelle, la mention « EI ». Indiquez ensuite le nom du client, la date d'émission et le numéro de facture, dans une suite continue sans trou.
- Désignation de chaque tâche avec le nombre d'heures
- Date de réalisation ou période couverte
- Régime de TVA et mention correspondante
- Date de règlement, pénalités de retard et indemnité de 40 €
- Numéro de bon de commande, si le client en émet un
Vérifiez enfin que le total hors taxes correspond à la somme des lignes, et que l'acompte éventuel est bien déduit. Une erreur de calcul sur une facture de quelques centaines d'euros suffit à retarder le paiement.
Devis et facture d'assistante : du forfait au relevé d'heures
Le devis fixe un forfait ou un tarif horaire avant la mission, avec un périmètre à accepter. La facture constate ce qui a été fait et doit donc se rapprocher du devis signé, en reprenant ses intitulés et ses tarifs. Si le périmètre a changé en cours de mission, un avenant ou un devis complémentaire doit être signé avant la facturation des heures nouvelles.
Les mentions légales ne sont pas les mêmes. Le devis sert à accepter une offre et peut omettre les délais de paiement. La facture, elle, doit comporter la date de règlement, les pénalités et l'indemnité de recouvrement, car elle déclenche la créance. Utilisez le modèle de devis d'assistante administrative pour cadrer la mission, puis ce modèle pour la facturer.
Repères hors taxes pour un mois de secrétariat externalisé
Le tableau donne des repères hors taxes pour les missions d'assistance : taux horaire, forfait mensuel avec dix heures incluses, gestion administrative et facturation d'une TPE, transcription audio et classement ponctuel. Les fourchettes varient selon la région, la nature des tâches et votre niveau d'outillage.
| Poste | Fourchette | Unité |
|---|---|---|
| Taux horaire de secrétariat et d'assistance administrative | 25 € – 45 € | € HT / h |
| Forfait mensuel avec dix heures incluses | 250 € – 420 € | € HT / mois |
| Gestion administrative et facturation clients d'une TPE | 150 € – 400 € | € HT / mois |
| Transcription d'un enregistrement audio | 45 € – 90 € | € HT / h d'audio |
| Mission ponctuelle de classement ou d'archivage | 180 € – 300 € | € HT / jour |
Prix indicatifs HT constatés en France, à adapter à votre région, au chantier et à votre expérience.
Le tarif horaire ne dit pas tout : une relance téléphonique n'a pas le même coût qu'un classement de pièces. Séparez les postes dans la facture pour que le client voie ce qu'il paie, et gardez un taux constant sur le même type de tâche.
Sources : CGI, art. 293 B · Code de commerce, art. L441-9 et L441-10 · Mentions obligatoires d’une facture — entreprendre.service-public.fr. Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Vos questions sur la facture assistant
Quelle mention mettre sur ma facture d'assistante indépendante en franchise de TVA ?
Vous écrivez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur chaque facture, sans faire apparaître de montant de TVA. Si vous êtes en entreprise individuelle, ajoutez la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » à côté de votre nom. Le total hors taxes est alors le montant à payer. Cette mention doit figurer sur toutes vos factures tant que vous restez en franchise, y compris celles qui concernent un client de longue date.
Comment facturer un forfait mensuel avec un nombre d'heures incluses ?
Présentez le forfait comme une ligne unique, avec le mois concerné, le nombre d'heures inclus et les tâches couvertes. Un forfait de dix heures à 290 € hors taxes s'écrit ainsi sur une seule ligne. Les heures au-delà apparaissent sur une ligne séparée, avec leur quantité et leur tarif. La facture est émise en début de mois et le forfait se règle d'avance, avec la date d'échéance indiquée.
Quel taux horaire facturer pour du secrétariat à distance en 2026 ?
Pour du secrétariat à distance, les taux horaires se situent souvent entre 25 € et 45 € hors taxes. Le niveau dépend de votre expérience, de votre maîtrise des outils du client et de la nature des tâches. La facturation clients ou la transcription audio se chiffrent plutôt à part, car leur rythme et leur difficulté diffèrent. Comparez votre taux horaire au coût effectif d'un forfait mensuel avant de choisir.
Dois-je facturer de la TVA à un client situé dans un autre pays de l'UE ?
Non, si votre client est un professionnel assujetti établi dans un autre État membre de l'Union européenne. La facture ne comporte pas de TVA française et porte la mention « Autoliquidation », avec le numéro de TVA intracommunautaire du client. Vérifiez ce numéro avant d'émettre la facture. Si le client n'est pas assujetti, la TVA française reste en principe due, sauf franchise en base de votre côté.
Mes factures doivent-elles mentionner les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € ?
Oui, pour un client professionnel. La facture doit indiquer la date de règlement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € prévue à l'article L441-10 du Code de commerce. Le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après l'émission, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Mettez ces mentions dans un bloc fixe de votre modèle, pour qu'elles ne soient jamais oubliées.