Modèle d’ordre de mission
Un ordre de mission prêt à signer s’obtient en quelques champs, en Word ou en PDF. Point clé : nos sources ne confirment aucune obligation légale d’un ordre de mission écrit ; c’est un document d’organisation, utile pour justifier le déplacement et cadrer les frais.
Téléchargez le modèle de ordre de mission
Téléchargez le modèle d’ordre de mission vierge ou rempli, en Word ou en PDF, avec les rubriques de frais, de transport et d’avance sur frais.
Les informations d’un ordre de mission, et pourquoi chacune compte
| Information | Rôle dans le document |
|---|---|
| Identité et fonction de l’intervenant | Désigne la personne qui part et son rattachement à l’entreprise |
| Objet de la mission | Justifie le déplacement et le rattache à l’activité de l’entreprise |
| Lieu, date de départ et date de retour | Fixe le périmètre dans le temps et dans l’espace, base de calcul des frais |
| Moyen de transport | Évite les litiges sur le mode de déplacement remboursé |
| Frais pris en charge | Annonce à l’avance ce que l’entreprise rembourse : transport, repas, hébergement |
| Signature de l’employeur et visa de l’intervenant | Prouve que la mission a été confiée et acceptée |
Ces rubriques sont des usages d’entreprise, non des mentions imposées par un texte que nous aurions pu vérifier. Adaptez-les à vos règles internes.
Établir un ordre de mission en cinq étapes
- Identifiez l’intervenant : nom, fonction et service de rattachement.
- Décrivez la mission : objet précis, lieu, dates de départ et de retour. Prévoyez les dates au plus juste, puis émettez un nouvel ordre si elles changent.
- Précisez le transport et les frais pris en charge : transport, repas, hébergement. Cochez l’avance sur frais si vous en accordez une.
- Datez et signez au nom de l’entreprise, puis faites viser le document par l’intervenant avant son départ.
- Conservez une copie avec les justificatifs de dépenses remis au retour : elle appuie le remboursement et la comptabilité.
Frais, avance et justificatifs : ce qu’il faut régler avant le départ
L’ordre de mission sert surtout à fixer, avant le départ, ce que l’entreprise rembourse et sur quelle base. Écrivez les postes pris en charge (transport, repas, hébergement) et indiquez si une avance est versée. À défaut, le remboursement dépend de vos règles internes, ce qui crée des désaccords au retour.
Nous n’avons pas vérifié les règles de l’Urssaf sur les indemnités de repas et d’hébergement, ni les barèmes en vigueur, ni la notion de grand déplacement : consultez le site de l’Urssaf avant de fixer des montants forfaitaires. Le modèle ne contient donc aucun montant. Pour les déplacements fréquents, complétez l’ordre par une politique de frais écrite, diffusée par une note de service.
Ordre de mission, contrat de travail et fiche de poste : trois documents distincts
| Document | Fonction | Durée d’effet |
|---|---|---|
| Ordre de mission | Confie une mission ou un déplacement précis à un salarié | Limitée à la mission |
| Contrat de travail | Fixe l’emploi, la rémunération, le lieu de travail et, le cas échéant, une clause de mobilité | Durée de la relation de travail |
| Fiche de poste | Décrit les missions habituelles du poste | Tant que le poste existe |
L’ordre de mission s’inscrit dans le cadre du contrat. Si la mission revenait à déplacer le lieu de travail hors du secteur géographique, l’accord du salarié serait requis. Nous n’avons pas vérifié la situation des déplacements temporaires ni des clauses de mobilité : relisez votre contrat et votre convention collective.
À vérifier avant de signer l’ordre de mission
- Le nom et la fonction de l’intervenant sont exacts.
- L’objet de la mission est précis et rattaché à l’activité de l’entreprise.
- Le lieu, la date de départ et la date de retour sont renseignés.
- Le moyen de transport est indiqué.
- Les frais pris en charge sont listés, avec mention d’une éventuelle avance.
- Vous avez demandé les justificatifs de dépenses et fixé la date de leur remise.
- L’ordre est signé par un représentant de l’entreprise, puis visé par l’intervenant.
- Vous n’avez repris aucun montant d’indemnité sans l’avoir vérifié auprès de l’Urssaf.
- Pour refacturer les frais à un client, reportez-les sur votre facture.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle d’ordre de mission
L’ordre de mission est-il obligatoire ?
Nos sources ne confirment aucune obligation légale d’un ordre de mission écrit : c’est une pratique d’entreprise, utile pour organiser un déplacement et justifier ensuite les frais. Certaines conventions collectives ou règles internes peuvent toutefois l’exiger : relisez-les. Si vous remboursez des frais, établissez-le avant le départ, ce qui évite toute discussion sur ce qui était prévu.
Que doit contenir un ordre de mission ?
Il identifie l’intervenant et sa fonction, précise l’objet de la mission, le lieu, les dates de départ et de retour, le moyen de transport et les frais pris en charge, puis porte la signature de l’employeur et le visa de l’intervenant. Ces rubriques sont des usages, non des mentions légales vérifiées. Le générateur les reprend toutes, avec en option une ligne sur l’avance sur frais.
Qui doit signer l’ordre de mission ?
En général, un représentant de l’employeur habilité à engager l’entreprise : dirigeant, responsable de service ou personne disposant d’une délégation. L’intervenant le vise ensuite pour attester qu’il a pris connaissance de la mission. Nos sources ne fixent pas de règle sur ce point : suivez l’organisation de votre entreprise, et gardez une copie signée dans le dossier du salarié et dans celui de la mission.
Un ordre de mission suffit-il pour obtenir le remboursement des frais ?
Non, pas à lui seul. Il annonce ce qui est prévu, mais le remboursement repose en pratique sur vos règles internes et sur les justificatifs de dépenses. Nous n’avons pas vérifié le détail des règles de l’Urssaf sur les frais professionnels, ni les barèmes d’indemnités de repas et d’hébergement : consultez le site de l’Urssaf avant de fixer des montants. Le modèle ne contient aucun chiffre.
Que faire si la mission est prolongée ou modifiée ?
Émettez un nouvel ordre de mission, ou un ordre rectificatif, avant que la modification ne prenne effet : indiquez les nouvelles dates ou le nouveau lieu, et précisez si les frais pris en charge changent. Conservez l’ancien et le nouveau document ensemble. Cette méthode évite qu’un déplacement prolongé soit remboursé sur la base d’informations périmées, et elle laisse une trace claire de la décision de l’employeur.
Faut-il un ordre de mission pour chaque déplacement ?
Non, aucune règle vérifiée ne l’impose. Pour un déplacement ponctuel avec des frais à rembourser, un ordre par mission est la solution la plus claire. Pour des déplacements réguliers (tournées, chantiers), vous pouvez établir un ordre permanent qui fixe le cadre : périmètre, moyen de transport, frais pris en charge, durée de validité. Précisez dans ce cas les modalités de justification de chaque trajet.