Modèle de registre du personnel
Tenez la liste de vos salariés dans un tableau : identité, emploi, type de contrat, dates d’entrée et de sortie, stagiaires compris. Le registre se remplit en ligne et se télécharge en Excel ou en PDF. Point clé : c’est une base de travail, à valider avec les règles de tenue qui s’appliquent à votre entreprise.
Téléchargez le modèle de registre du personnel
Téléchargez le registre du personnel vierge ou l’exemple rempli, en Excel pour le tenir à jour ou en PDF pour une copie datée.
Excel
Formules de total déjà en place, à ouvrir dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Exemple rempli Modèle viergeRegistre unique du personnel : ce que propose le modèle, ce qu’il laisse à valider
Le modèle reprend les colonnes de base d’un suivi du personnel : nom et prénom, emploi ou qualification, type de contrat, date d’entrée et date de sortie, avec l’entreprise, l’établissement et la date de mise à jour en tête. Il sert à préparer et à tenir à jour la liste des personnes qui travaillent chez vous.
Il ne détaille pas les mentions obligatoires, l’ordre d’inscription, les modalités de tenue (papier ou numérique) ni la durée de conservation : ces règles sont à confirmer sur service-public.gouv.fr ou auprès de votre conseil RH avant de l’utiliser comme registre de référence. Le tableau contient des données personnelles : limitez-en l’accès et ne l’envoyez qu’aux personnes qui en ont besoin.
Tenir le registre du personnel en cinq étapes
- Renseignez l’en-tête : entreprise, établissement et date de mise à jour.
- Ajoutez une ligne par personne présente dans l’entreprise, avec son emploi ou sa qualification.
- Précisez le type de contrat : CDI, CDD, apprentissage ou stagiaire, pour retrouver chaque situation d’un coup d’œil.
- Datez l’entrée à l’embauche, puis la sortie au départ de la personne ; pour un CDD, notez la date de fin prévue.
- Téléchargez le fichier en Excel pour les mises à jour, ou en PDF pour une copie datée, et rattachez-y contrats et conventions signés.
Salariés, apprentis, stagiaires : comment les faire apparaître
| Situation | À renseigner | Point d’attention |
|---|---|---|
| CDI | Emploi, date d’entrée | Pas de date de sortie tant que le contrat court |
| CDD | Emploi, entrée, date de fin prévue | Corrigez la date en cas de rupture anticipée |
| Apprentissage | Emploi, dates du contrat | Gardez le contrat signé avec le dossier |
| Stagiaire | Emploi visé, dates de la convention | Inscription dans une partie spécifique du registre |
Pour les stagiaires, l’employeur les inscrit dans une partie spécifique du registre unique du personnel et tient à jour la liste des conventions (Entreprendre Service-Public F20559). Regroupez-les en bas du tableau, et préparez la convention de stage en amont.
Contrôles avant d’archiver le registre du personnel
- Chaque personne présente dans l’entreprise a sa ligne.
- Le type de contrat et la date d’entrée sont renseignés partout.
- Les départs portent une date de sortie, sans suppression de ligne.
- Les stagiaires sont regroupés dans une partie distincte du tableau.
- La date de mise à jour figure en tête de registre.
- L’accès au fichier est limité aux personnes habilitées, et les règles de tenue ont été confirmées auprès de la source officielle.
Sources : Entreprendre Service-Public F20559. Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de registre du personnel
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
C’est le document dans lequel l’employeur recense les personnes qui travaillent dans son entreprise. Ce modèle en reprend la logique avec les colonnes de base (identité, emploi, type de contrat, entrée, sortie), mais il ne détaille pas les mentions exigées par les textes. Vérifiez la liste officielle sur service-public.gouv.fr ou avec votre conseil RH avant d’utiliser le fichier comme registre de référence.
Où inscrire les stagiaires dans le registre du personnel ?
Dans une partie spécifique du registre unique du personnel, selon Entreprendre Service-Public (F20559), qui précise aussi que l’employeur tient à jour la liste des conventions de stage. Dans ce tableau, regroupez les stagiaires sous les salariés, avec le type de contrat « Stagiaire » et les dates de début et de fin de la convention. Conservez chaque convention signée avec le dossier de la personne.
Peut-on tenir le registre du personnel sur Excel ?
Vous pouvez le préparer et le tenir à jour sous Excel avec ce modèle, mais la forme sous laquelle le registre doit être tenu (papier ou numérique) et les garanties exigées relèvent des règles officielles, que ce modèle ne détaille pas. Confirmez-les avant de l’utiliser comme registre de référence. Dans tous les cas, limitez l’accès au fichier, qui contient des données personnelles.
Quelles colonnes prévoir dans un registre du personnel ?
Ce modèle retient le nom et prénom, l’emploi ou la qualification, le type de contrat, la date d’entrée et la date de sortie. Ce sont des colonnes de base utiles pour suivre l’effectif. D’autres informations peuvent être exigées selon votre situation ; la liste des mentions obligatoires n’est pas reprise ici et doit être confirmée auprès des sources officielles ou de votre conseil RH.
Comment tenir le registre à jour à chaque embauche et départ ?
Ajoutez une ligne à chaque entrée, avec la date d’entrée et le type de contrat, puis renseignez la date de sortie au départ de la personne. Ne supprimez pas la ligne, sauf consigne contraire de votre conseil RH, pour garder l’historique. La durée de conservation à respecter est à confirmer auprès de la source officielle. Enregistrez une copie datée du fichier à intervalles réguliers, et rattachez-y les contrats et conventions signés.