Comment faire, envoyer et recevoir une facture électronique : le pas à pas
Pour faire une facture électronique, vous rédigez la facture avec les mentions habituelles, plus quatre nouvelles, puis vous la transmettez par une plateforme agréée de votre choix. Vous ne l'envoyez plus directement à votre client. Recevoir est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 ; émettre l'est au plus tard le 1er septembre 2027 pour les petites structures.
Rassemblez le contenu de votre facture avec le générateur ; l'envoi aux clients professionnels se fera via votre plateforme agréée.
Points clés
- Une facture électronique s'envoie obligatoirement par une plateforme agréée, qui l'achemine vers la plateforme de réception choisie par le client.
- Le choix de la plateforme est libre et une entreprise peut en désigner une ou plusieurs, via un accord formel qui alimente l'annuaire des destinataires.
- Les règles de facturation restent identiques, avec quatre nouvelles mentions obligatoires depuis le 1er septembre 2026, dont le SIREN du client.
- Un destinataire peut refuser une facture de façon motivée et définitive ; en cas de litige sur le contenu, des statuts provisoires informent le fournisseur.
- Les devis, bons de commande et autres documents qui ne sont pas des factures restent hors du dispositif et s'échangent comme avant.
À partir de quand faut-il émettre et recevoir des factures électroniques ?
La date dépend de la taille de votre entreprise, mesurée par unité légale (SIREN). Recevoir est obligatoire pour tout le monde depuis le 1er septembre 2026 ; émettre ne l'est qu'à partir de cette date pour les plus grandes entreprises.
| Entreprise | Réception | Émission |
|---|---|---|
| Grande entreprise, ETI | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| PME, micro-entreprise (dont auto-entrepreneur) | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 au plus tard |
Une PME ou une micro-entreprise peut anticiper et se rapprocher dès maintenant d'une plateforme agréée. Tant qu'elle n'est pas soumise à l'obligation d'émission, elle peut transmettre tout ou partie de ses factures sous le format qu'elle souhaite, même s'il est conseillé de suivre les modalités applicables.
Le détail du calendrier, avec les cas particuliers, se trouve dans l'article facture électronique obligatoire.
Étape 1 : comment choisir sa plateforme agréée ?
Le choix est totalement libre et relève d'une décision de gestion. Vous pouvez désigner une plateforme ou plusieurs, en changer à tout moment, et en prendre une différente pour l'émission et pour la réception. La liste officielle est publiée et mise à jour sur impots.gouv.fr.
Voici une méthode simple :
- listez vos besoins : nombre de factures émises et reçues par mois, outils déjà utilisés (logiciel de facturation, caisse, comptabilité) ;
- interrogez votre éditeur de logiciel : est-il relié à une plateforme agréée, ou l'est-il lui-même ?
- comparez le coût et les services (saisie en ligne, import, suivi) ;
- signez l'accord formel de désignation de la plateforme de réception : il permet de vous inscrire dans l'annuaire.
Même si vous utilisez déjà un logiciel, cette désignation reste à faire. Pour comparer, voir la page sur la plateforme agréée ; pour retrouver l'adresse de vos clients, l'article sur l'annuaire central.
1er septembre 2027
Étape 2 : comment créer la facture ?
Vous créez la facture dans l'outil proposé par votre plateforme ou dans un logiciel de facturation compatible. Les mentions prévues par le Code de commerce et le CGI ne changent pas : identité du vendeur, du client, date, numéro, désignation, prix hors taxe, taux de TVA, conditions de paiement. Quatre mentions s'ajoutent depuis le 1er septembre 2026 : le SIREN du client, la catégorie de l'opération, l'option TVA sur les débits le cas échéant, l'adresse de livraison si elle est différente.
La nouveauté est la structure : certaines données doivent exister sous forme structurée. La plateforme extrait seulement les données utiles à l'administration (identification des parties, numéro, date, montant de la taxe), pas toute la facture.
Avant d'ouvrir un compte, préparez votre contenu : numérotation continue, SIREN des clients, désignation claire des prestations. Le générateur de facture peut vous aider à cadrer les lignes ; le fichier électronique final sera, lui, produit par la plateforme. Pour les formats de fichier, voir Factur-X, UBL et CII.
Étape 3 : comment envoyer une facture électronique à un client ?
Vous la déposez sur votre plateforme, qui se charge de l'envoi vers la plateforme choisie par le client. Il n'est plus possible d'adresser une facture directement à un client assujetti. Une plateforme qui cherche l'adresse du destinataire interroge pour cela l'annuaire central.
Le principe de rythme ne change pas : la facture est émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation, au fil de l'eau, et non par lots mensuels. Un PDF simple envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens du dispositif.
Votre plateforme vous informe ensuite de l'avancement via des statuts : dépôt, rejet, refus, puis encaissée. Surveillez les rejets : ils peuvent signaler une donnée manquante, par exemple un SIREN client absent. Pour un client particulier, une facture au format PDF ou toute autre forme convient ; pour consulter les autres types de documents, la page des modèles de facture les regroupe. Pour un client particulier ou étranger, la procédure est différente : aucune facture électronique n'est exigée, et vous transmettez des données via l'e-reporting.
Passez à la pratique avec le modèle gratuit, déjà rempli d’un exemple.
Comment recevoir et refuser une facture électronique ?
Les factures de vos fournisseurs arrivent sur la plateforme que vous avez désignée, qui vous prévient à l'arrivée d'une nouvelle facture. Elles ne sont plus envoyées par courriel ou par le portail du fournisseur. Cela vaut aussi si vous êtes en franchise en base de TVA.
Vous pouvez refuser une facture en motivant ce refus, par exemple si vous n'en êtes pas le destinataire. Ce refus est définitif et se fait sur l'interface de votre plateforme ; le fournisseur en est informé. Si la facture ne correspond pas au devis ou comporte des erreurs, des statuts provisoires permettent de signaler le litige sans refuser définitivement.
Le fournisseur corrigera alors sa facture : voir la facture rectificative. Pour les factures de fournisseurs étrangers, rien ne change.
Que faire une fois la facture payée ?
Vous renseignez l'encaissement. Pour une prestation de services dont la TVA est exigible à l'encaissement, l'émetteur complète le statut « Encaissée » de la facture, avec la date d'encaissement et le montant encaissé par taux de TVA. C'est ce qui constitue les données de paiement transmises à l'administration.
Cette étape ne concerne pas les entreprises qui ont opté pour la TVA sur les débits, ni les opérations en autoliquidation. Le client n'a pas à transmettre d'information sur ses propres paiements.
En pratique, prenez l'habitude de mettre à jour ce statut dès que le virement arrive, plutôt qu'en fin de période. La fréquence de transmission dépend de votre régime de TVA, mais un statut à jour évite les écarts avec votre comptabilité. En cas d'impayé, la procédure de relance reste inchangée.
Quelles sanctions si l'on n'émet pas ou si l'on ne désigne pas de plateforme ?
Deux mécanismes distincts existent. Le défaut d'émission d'une facture électronique est sanctionné de 50 € par facture (15 € auparavant), avec un plafond de 15 000 € par année civile. Le défaut de recours à une plateforme agréée pour recevoir les factures suit une logique de mises en demeure :
- une première mise en demeure, avec un délai de trois mois pour régulariser ;
- puis une amende de 500 € si rien n'a changé ;
- une seconde mise en demeure de trois mois, puis une amende de 1 000 € ;
- ensuite 1 000 € par trimestre tant que la situation n'est pas régularisée.
Ces montants figurent dans l'actualité de service-public sur l'évolution des sanctions. La conclusion pratique est simple : désigner une plateforme pour la réception ne coûte rien en soi et vous met à l'abri du premier cycle de sanctions.
Ce que l'on oublie souvent : le devis n'est pas concerné
La facturation électronique a un périmètre circonscrit aux factures. Les documents autres que des factures, comme un devis ou un bon de commande, ne sont pas dans le champ du dispositif et continuent d'être échangés selon le mode choisi par l'entreprise. Vous pouvez donc garder votre circuit actuel pour les devis signés par e-mail. Seule la facture finale, quand elle s'adresse à un professionnel établi en France, change de canal.
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Questions fréquentes
Puis-je envoyer une facture électronique par e-mail ?
Non, pas directement entre professionnels soumis à l'obligation. La facture doit transiter par une plateforme agréée, qui la remet à la plateforme du client. Un PDF simple envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Votre plateforme se charge de la remise au client.
Dois-je avoir un logiciel spécifique ?
Pas forcément. Les plateformes agréées proposent différents modes de création de facture selon vos besoins, y compris sans logiciel préalable. Si vous en utilisez déjà un, vérifiez qu'il est relié à au moins une plateforme agréée. Demandez à votre comptable s'il peut vous accompagner dans le choix. Exemple : un artisan qui travaille sur tableur peut saisir ses factures directement chez la plateforme, si elle propose ce mode.
Mes clients particuliers recevront-ils aussi une facture électronique ?
Non. Vous n'avez pas à émettre de facture électronique pour un particulier. La facture reste libre dans sa forme, et vous transmettez en parallèle des données de transaction à l'administration par votre plateforme. Pour les ventes aux particuliers, vous transmettez des données via l'e-reporting. Elle n'a pas à valider chaque facture à l'avance.
Que se passe-t-il si je ne désigne aucune plateforme ?
Une mise en demeure vous est adressée, avec un délai de trois mois pour vous mettre en conformité. Si la situation n'est pas régularisée, une amende de 500 € est prévue, puis de 1 000 € après une nouvelle mise en demeure, selon service-public. Le plus simple est donc de désigner une plateforme avant tout courrier.
Une facture électronique est-elle datée différemment ?
Non. Les règles de facturation restent identiques : la facture est émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation, selon le fait générateur retenu pour la TVA. Les entreprises continuent de déposer leurs factures au fil de l'eau. La date de la facture suit donc le fait générateur, comme avant.
Sources
- FAQ « Je découvre la facturation électronique » (version du 01/09/2026) — impots.gouv.fr
- Livret DGFiP, fiche 1 : la réforme de la facturation électronique — impots.gouv.fr
- Je découvre la facturation électronique — impots.gouv.fr
- Facturation électronique, calendrier — entreprendre.service-public.gouv.fr
- Facturation électronique : l'évolution des sanctions — entreprendre.service-public.gouv.fr
