Facture X (Factur-X), UBL, CII : quel format de facture électronique, et que devient votre PDF ?
Trois formats de facture électronique sont admis en France : UBL, CII et Factur-X (souvent cherché sous le nom « facture X »), un format mixte qui associe un PDF lisible à un fichier XML. Un PDF ordinaire envoyé seul n'est pas une facture électronique. Il peut rester la présentation de votre facture, mais une plateforme agréée doit l'émettre.
Pour vos factures aux particuliers et avant l'échéance 2027, partez d'une facture PDF claire, avec toutes les mentions.
Points clés
- Les plateformes agréées doivent transmettre les factures électroniques selon l'un de ces trois formats : UBL, CII ou Factur-X (format mixte XML + PDF).
- Factur-X est un format mixte : un fichier de données structurées au format XML accompagne un fichier lisible au format PDF.
- Un PDF ordinaire, une facture papier scannée ou un document envoyé par e-mail n'est plus conforme pour une facture entre professionnels soumise à l'obligation.
- Quatre mentions deviennent obligatoires (SIREN du client, catégorie de l'opération, option TVA sur les débits, adresse de livraison si différente) dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, dès le 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
- Pour les factures à des particuliers, aucun format électronique n'est imposé : un tableau ou un PDF reste possible.
Quels formats de facture électronique sont admis en France ?
Trois formats sont admis : UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice) et Factur-X. Les plateformes agréées ont l'obligation réglementaire de transmettre les factures électroniques selon l'un de ces trois formats. Vous n'avez pas à tous les maîtriser : c'est la plateforme, ou le logiciel relié à elle, qui produit le fichier.
| Format | Nature | Lisible à l'écran ? |
|---|---|---|
| UBL | Fichier de données structurées (XML) | Non, il faut un afficheur ou la plateforme |
| CII | Fichier de données structurées (XML) | Non, il faut un afficheur ou la plateforme |
| Factur-X | Format mixte : XML + PDF | Oui, la partie PDF |
UBL et CII sont conçus pour un échange entre machines. Factur-X ajoute une représentation lisible, ce qui le rend parlant pour un lecteur humain. Pour le parcours complet d'envoi, voir comment faire une facture électronique. Pour la définition générale, voir ce qu'est une facture électronique.
Factur-X, c'est quoi concrètement ?
Factur-X est un format mixte : un fichier de données structurées au format XML et un fichier de données lisibles au format PDF voyagent ensemble. L'humain lit le PDF, le logiciel lit le XML.
L'intérêt est pratique. Votre client voit une facture qui ressemble à ce qu'il connaît, et son logiciel comptable récupère les données sans ressaisie. Pour vous, rien ne change dans la façon de présenter la facture : logo, lignes de prestation, conditions de paiement. Ce qui change, c'est que les champs essentiels (SIREN, montants hors taxe, taux et montant de TVA) existent aussi sous forme exploitable par un ordinateur.
Vous ne fabriquez normalement pas ce fichier à la main. Un logiciel de facturation relié à une plateforme agréée, ou la plateforme elle-même, le génère à partir des informations saisies.
3 formats
Mon PDF reste-t-il une facture valable ?
Cela dépend du destinataire. Pour une facture entre deux professionnels établis en France, soumise à l'obligation, un PDF ordinaire, une facture papier scannée ou un document généré puis envoyé par e-mail n'est plus conforme : l'administration le dit explicitement. La facture doit respecter une forme électronique normée et circuler par une plateforme agréée.
En revanche, deux situations restent libres :
- les factures à des clients particuliers : aucune obligation d'émettre une facture électronique, qui peut être réalisée sur papier, par ordinateur (tableau, PDF) ou via un logiciel ;
- tant que votre entreprise n'est pas soumise à l'obligation d'émission, vous pouvez envoyer tout ou partie de vos factures sous le format de votre choix.
Pour une PME ou une micro-entreprise, la date butoir d'émission est le 1er septembre 2027. Un modèle de facture PDF garde donc son usage pour les particuliers et jusqu'à cette échéance, à condition de rester conforme aux mentions habituelles.
Quelles mentions changent sur une facture électronique ?
Les mentions prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts restent identiques. Quatre mentions s'ajoutent toutefois, à des fins de gestion des données : dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, dès le 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises, selon Entreprendre.Service-Public.gouv.fr :
- le SIREN du client ;
- la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux (double) ;
- l'option de paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant ;
- l'adresse de livraison des biens, si elle diffère de l'adresse de facturation.
Ces ajouts sont portés par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, qui modifie l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI. Le détail de la liste complète figure dans l'article sur les mentions obligatoires d'une facture. Retenez surtout que le SIREN de vos clients professionnels doit figurer sur chaque facture soumise à l'obligation : pensez à le collecter dès le devis.
Facture X obligatoire : à partir de quand faut-il utiliser un de ces formats ?
Cela dépend de la taille de l'entreprise : 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Le format Factur-X n'est pas imposé en lui-même : l'obligation porte sur l'émission d'une facture électronique, dans l'un des trois formats admis, via une plateforme agréée.
| Entreprise | Recevoir | Émettre et e-reporting |
|---|---|---|
| Grande entreprise, ETI | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| PME, micro-entreprise | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 |
Si vous êtes indépendant, la situation de la micro-entreprise est détaillée dans notre article sur la facturation électronique des auto-entrepreneurs, et le calendrier complet dans celui sur la facture électronique obligatoire.
Les anciennes recherches du type « facture X 2024 » ne reflètent plus la situation : le calendrier en vigueur est celui d'impots.gouv.fr, consulté le 6 novembre 2026.
Passez à la pratique avec le modèle gratuit, déjà rempli d’un exemple.
Faut-il choisir son format soi-même ?
Non, dans la grande majorité des cas. La facture est adressée au client par l'intermédiaire obligatoire d'une plateforme agréée, qui se charge de l'envoi au format électronique vers la plateforme choisie par le client. Votre logiciel de facturation, s'il est une solution compatible, est relié à au moins une plateforme et produit le bon fichier.
Ce que vous devez vérifier, c'est le positionnement de votre éditeur : est-il connecté à une plateforme agréée, et laquelle ? La liste officielle des plateformes est publiée sur impots.gouv.fr et le choix est libre. Pour comparer les options, consultez le guide de la plateforme agréée.
Le format ne devient un vrai sujet que si vous développez vous-même un outil de facturation ou si vous échangez en direct avec un gros client : dans ce cas, demandez-lui quel format ses services comptables traitent le mieux.
Les factures Word et Excel sont-elles interdites ?
Non : la réforme ne vise pas l'outil de rédaction, mais le circuit. Ce qui change, c'est le canal et la forme exigés pour les factures entre professionnels soumises à l'obligation. Un fichier créé dans un tableur puis envoyé par e-mail ne remplit plus ces conditions à partir de la date d'entrée en vigueur de votre catégorie d'entreprise.
| Situation | Facture Word, Excel ou PDF possible ? |
|---|---|
| Client particulier (B2C) | Oui, aucun format électronique imposé |
| Micro-entreprise ou PME avant le 1er septembre 2027 | Oui, tout format, mais il est conseillé de s'aligner sur les règles à venir |
| Client professionnel en France, après la date d'obligation | Non en envoi direct : facture électronique via plateforme agréée |
Un modèle de facture Excel ou un modèle de facture Word reste donc utile pour structurer le contenu. Pour construire vos lignes et vos mentions en ligne, le générateur de facture sert de base de travail ; l'envoi aux clients professionnels passera ensuite par une plateforme agréée, que ce site n'est pas.
Facture dématérialisée ou facture électronique : quelle différence ?
Le mot « dématérialisée » est large : il désigne toute facture qui n'existe pas sur papier. La facture électronique de la réforme est plus précise. Elle n'est pas une facture papier numérisée et envoyée par e-mail, et un document PDF n'est pas nécessairement une facture électronique. Elle contient un ensemble de données (SIREN du fournisseur et du client, montant hors taxe, taux de TVA, montant de la TVA) sous forme structurée, c'est-à-dire exploitables par un ordinateur.
Autrement dit, une facture peut être dématérialisée sans être électronique au sens de la réforme. C'est le cas d'un PDF créé dans un logiciel puis expédié en pièce jointe : le lecteur humain comprend tout, mais aucune donnée n'est exploitable automatiquement et le circuit passe hors plateforme.
Cette distinction explique pourquoi les articles sur la « fin de la facture papier » restent approximatifs. Le papier n'est pas interdit partout : pour un client particulier, il reste possible. Pour un client professionnel établi en France, c'est la structure et le circuit qui comptent, pas le support.
Ce que l'on oublie souvent : un Factur-X envoyé par e-mail n'est pas conforme
On entend souvent que « Factur-X = facture conforme ». C'est incomplet. La réforme exige trois choses cumulées : une forme électronique normée, certaines mentions sous un format donné, et une transmission par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. Les factures ne sont plus envoyées directement du fournisseur au client. Un fichier Factur-X parfaitement construit mais expédié en pièce jointe d'un courriel contourne la plateforme : il ne répond donc pas à l'obligation. Le format est une condition nécessaire, jamais suffisante.
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Questions fréquentes
Factur-X est-il obligatoire ?
Non. Factur-X est l'un des trois formats admis, avec UBL et CII. Les plateformes agréées doivent transmettre selon l'un d'eux. Vous n'avez pas à imposer Factur-X à votre plateforme : elle choisit le format adapté. En pratique, c'est la plateforme qui produit le fichier dans l'un des formats autorisés, ce qui vous évite de maîtriser la syntaxe technique.
Une facture papier scannée est-elle une facture électronique ?
Non. Une facture papier numérisée et envoyée par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme, pas plus qu'un PDF ordinaire. Elle reste possible pour un client particulier, qui n'est pas concerné par la facture électronique, et pour les entreprises non encore soumises à l'obligation d'émission.
Les micro-entrepreneurs sans TVA doivent-ils aussi passer au Factur-X ?
Oui, s'ils facturent des professionnels établis en France. La franchise en base de TVA ne dispense pas du dispositif : ils reçoivent des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 et émettent au plus tard à partir du 1er septembre 2027. Leur facture continue de porter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », y compris sous forme électronique.
Mon logiciel de facturation actuel suffit-il ?
Seulement s'il est une solution compatible, c'est-à-dire connectée à au moins une plateforme agréée, ou s'il est lui-même plateforme. Un logiciel non relié ne peut pas transmettre les factures à l'administration. Interrogez votre éditeur sur son positionnement. Un logiciel ou un tableur non relié ne suffit pas : la facture devra être déposée sur une plateforme.
Quelles factures échappent à tout format électronique ?
Les factures à des clients particuliers, ainsi que celles destinées à des clients établis hors de France, ne passent pas par la facturation électronique. Ces opérations relèvent, selon le cas, de la transmission de données à l'administration (e-reporting). Pour ces clients, votre plateforme vous permet toutefois de transmettre des données agrégées à l'administration.
Quelle différence entre facture X, facture XML et facture EDI ?
« Facture X » désigne Factur-X, un format mixte PDF + XML. UBL et CII sont des formats XML, structurés pour un échange informatisé efficace. Le terme EDI désigne plus largement l'échange informatisé de données entre systèmes. Dans la réforme, l'essentiel est que la facture suive l'un des trois formats admis et circule par une plateforme agréée : c'est votre logiciel ou votre plateforme qui produit le fichier, pas vous.
Sources
- Livret DGFiP, fiche 1 : la réforme de la facturation électronique — impots.gouv.fr
- FAQ « Je découvre la facturation électronique » (version du 01/09/2026) — impots.gouv.fr
- Je découvre la facturation électronique — impots.gouv.fr
- Facturation électronique : les modalités précisées — entreprendre.service-public.gouv.fr
- Facturation électronique, calendrier — entreprendre.service-public.gouv.fr
