Relance de facture impayée : méthode, calendrier et 5 messages à copier
Relancez une facture impayée dès le lendemain de l'échéance par un rappel courtois, puis durcissez le ton à chaque étape : deuxième relance à 15 jours, troisième relance ferme à 30 jours, mise en demeure ensuite. Entre professionnels, les pénalités de retard courent sans rappel, mais une relance écrite reste votre meilleure preuve.
Générez une facture avec échéance, pénalités et indemnité de 40 € déjà prévues, pour que vos relances reposent sur une base solide.
Points clés
- Entre professionnels, les pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain de la date de paiement figurant sur la facture, sans rappel ni mise en demeure préalable.
- Une indemnité forfaitaire de 40 € est due par facture payée en retard, même partiellement, si elle figure dans vos conditions de vente et sur la facture.
- Le calendrier de relance courant (rappel à J+1 à J+7, relance à J+15, dernière relance à J+30) est un usage, pas une obligation légale : adaptez-le à votre client.
- Un seul courrier ne suffit pas toujours : conservez la facture, le devis signé, le bon de livraison et chaque relance envoyée, car la charge de la preuve repose sur vous.
- Avant toute relance écrite, vérifiez que la facture n'a pas été payée ni contestée : un rappel envoyé à tort abîme la relation client.
- Après deux ou trois relances sans effet, passez à la mise en demeure, étape préalable à une injonction de payer ou à toute action en justice.
Quand faut-il relancer une facture impayée ?
Relancez dès le lendemain de la date d'échéance indiquée sur la facture. À partir de ce jour, le client est en retard et les pénalités commencent à courir : la page officielle sur les délais de paiement précise qu'elles sont dues pour chaque jour de retard, sans rappel ni mise en demeure nécessaire.
Dans la pratique, un premier rappel entre un et sept jours après l'échéance reste cordial et efficace : une grande partie des retards vient d'un oubli, d'un bon de commande manquant ou d'une facture mal aiguillée vers le service comptable. Contactez toujours le bon interlocuteur : celui qui valide les paiements, pas forcément celui qui a commandé.
Avant d'écrire, faites trois vérifications : la facture est-elle bien parvenue au client ? Un paiement est-il déjà en cours ? Le client a-t-il contesté la prestation ? Une relance précise, avec numéro de facture, date, montant et mode de règlement, se règle plus vite qu'un message vague.
Quel calendrier de relance suivre pour une facture impayée ?
Un calendrier en quatre étapes fonctionne pour la plupart des TPE et indépendants. Il s'agit d'un repère d'usage, sans valeur légale : un client habituel mérite plus de souplesse, un client inconnu ou un montant élevé justifient d'aller plus vite.
| Étape | Moment | Canal | Ton |
|---|---|---|---|
| Rappel amiable | J+1 à J+7 | Mail ou téléphone | Courtois, factuel |
| Deuxième relance | J+15 | Mail avec facture jointe | Ferme, avec nouvelle date de paiement |
| Troisième relance | J+30 | Courrier recommandé conseillé | Formel, rappel des pénalités et de l'indemnité de 40 € |
| Mise en demeure | Après J+30 | Lettre recommandée avec accusé de réception | Juridique, délai de 8 à 15 jours |
Le délai de 8 à 15 jours accordé dans la mise en demeure est lui aussi un usage. L'important est qu'il soit raisonnable, daté et écrit.
Quel message envoyer pour le premier rappel et la deuxième relance ?
Le premier rappel doit rester neutre : il part du principe que le client a oublié. La deuxième relance, elle, réclame une date de paiement précise. Voici deux messages à adapter (les montants et dates sont des exemples).
Modèle 1 – Rappel amiable (J+1 à J+7)
Objet : Facture n° [numéro] du [date] – échéance dépassée
Bonjour [Prénom], sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro] d'un montant de [1 250,00 € TTC], échue le [date], n'a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe. Pourriez-vous me confirmer la date de virement prévue ? Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message. Cordialement, [Nom]
Modèle 2 – Deuxième relance (J+15)
Objet : Relance – facture n° [numéro] impayée depuis le [date]
Bonjour [Prénom], je reviens vers vous au sujet de la facture n° [numéro] ([montant] TTC), restée sans règlement malgré mon message du [date]. Je vous remercie de procéder au paiement avant le [date], par virement sur le compte indiqué sur la facture. En cas de difficulté, appelez-moi pour que nous trouvions une solution. Cordialement, [Nom]
Comment rédiger la troisième relance et la dernière relance avant mise en demeure ?
À partir de la troisième relance, citez les conséquences du retard : pénalités et indemnité forfaitaire de 40 €. Ces montants sont dus entre professionnels et doivent figurer dans vos conditions de vente et sur vos factures. Calculez-les précisément (voir notre article sur les pénalités de retard sur facture).
Modèle 3 – Troisième relance (J+30)
Objet : Facture n° [numéro] – troisième relance avant procédure
Madame, Monsieur, malgré mes relances des [dates], la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [1 250,00 € TTC], reste impayée à ce jour. Conformément à mes conditions de vente, des pénalités de retard au taux de [taux] % et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € sont désormais dues. Je vous demande de régler la somme de [total] € avant le [date]. À défaut, je procéderai à une mise en demeure. Cordialement, [Nom]
Modèle 4 – Dernière relance par courrier recommandé
Reprenez le même texte en ajoutant : « Ce courrier constitue ma dernière relance amiable. Faute de règlement sous huit jours, je transmettrai le dossier en recouvrement judiciaire. » Joignez la facture, et conservez l'accusé de réception.
Passez à la pratique avec le modèle gratuit, déjà rempli d’un exemple.
Que dire lors d'une relance par téléphone ou par SMS ?
Le téléphone convient pour le premier rappel, quand le montant est modeste ou la relation ancienne. Il vous permet de comprendre rapidement la cause du retard : facture non reçue, litige, tension de trésorerie. Confirmez toujours l'échange par un mail récapitulatif, sinon vous n'avez aucune trace de l'engagement pris par le client.
Modèle 5 – Appel ou SMS court
« Bonjour [Prénom], c'est [Nom] de [entreprise]. Je vous appelle au sujet de la facture n° [numéro] du [date], échue le [date]. Avez-vous pu la transmettre à votre service comptable ? Pouvez-vous me confirmer une date de paiement ? Je vous renvoie la facture par mail dans la foulée. »
Quelques règles : restez factuel, ne menacez pas, notez la date et le contenu de l'échange, proposez une solution si le client évoque une difficulté (paiement en deux fois, par exemple) et demandez-la par écrit. Un plan d'échelonnement oral n'a pratiquement aucune valeur si le client le conteste plus tard.
Quelles preuves conserver pour appuyer vos relances ?
Gardez tout ce qui établit la dette et le retard : devis signé ou bon de commande, bon de livraison ou attestation de fin de prestation, facture, preuves d'envoi et de réception, puis chacune de vos relances avec leurs dates. Entre commerçants, la preuve est libre : mails, SMS et courriers recommandés sont recevables.
Soignez surtout la facture. Une facture complète, avec la date d'échéance, le taux des pénalités et l'indemnité de 40 €, constitue la base de toute réclamation. Pour générer une facture avec ces mentions, utilisez le générateur de facture en ligne ou partez d'un modèle de facture adapté à votre métier.
Enfin, si le client règle, délivrez une preuve : le modèle de facture acquittée atteste que la somme a bien été reçue et clôt le dossier proprement.
Quand arrêter les relances et passer à la mise en demeure ?
Passez à l'étape suivante lorsque deux ou trois relances sont restées sans réponse, ou si le client conteste sans justification. La mise en demeure est un courrier formel, envoyé de préférence en recommandé avec accusé de réception, qui fixe un dernier délai avant action judiciaire. Elle ne remplace pas les relances : elle les prolonge avec un ton et une portée juridique différents.
Notre page dédiée vous fournit un modèle de lettre de relance à imprimer, et un modèle de mise en demeure de payer pour l'étape suivante. Pour comprendre toutes les options (injonction de payer, commissaire de justice, prescription), lisez notre guide facture impayée : que faire.
Si le paiement n'arrive toujours pas, ne laissez pas le dossier dormir : le délai de prescription entre commerçants est de cinq ans, mais plus vous attendez, plus la preuve s'affaiblit.
Ce que l'on oublie souvent : la relance n'est pas un préalable obligatoire aux pénalités
Beaucoup de professionnels pensent qu'il faut d'abord relancer ou mettre en demeure pour pouvoir réclamer des pénalités. Entre professionnels, ce n'est pas le cas : elles sont exigibles dès le lendemain de la date de paiement figurant sur la facture, sans rappel (page officielle Service-Public sur les délais de paiement). L'indemnité de 40 € est due pour chaque facture payée en retard, même si elle n'a été réglée que partiellement.
En revanche, ces sommes ne s'appliquent que si vous les avez prévues : elles doivent figurer dans vos conditions de vente et sur vos factures. Une facture sans mention de pénalités fragilise votre réclamation. Vérifiez vos modèles avant la prochaine émission.
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Questions fréquentes
Combien de relances faut-il envoyer avant une mise en demeure ?
Aucun texte ne fixe de nombre. L'usage courant est de deux ou trois relances amiables espacées de deux semaines environ, puis une mise en demeure. Si le client est de mauvaise foi ou si le montant est élevé, vous pouvez passer plus vite à la mise en demeure.
Une relance par mail a-t-elle une valeur juridique ?
Oui comme preuve, mais elle n'a pas la force d'une mise en demeure formelle. Entre commerçants, la preuve est libre : un mail envoyé avec accusé de lecture, ou un échange conservé, démontre que vous avez réclamé le paiement. Pour une procédure, privilégiez toutefois le recommandé. Exemple : envoyez le courriel avec la facture en pièce jointe, demandez un accusé de réception, puis conservez les deux messages dans le dossier du client.
Peut-on réclamer les 40 € dès la première relance ?
Oui, entre professionnels, l'indemnité forfaitaire de 40 € est due dès le premier jour de retard pour chaque facture payée tardivement. Mentionnez-la dans votre relance si elle figure sur vos factures et conditions de vente. Elle ne supporte pas de TVA. Exemple : relancez par courriel en rappelant que la facture n° 2026-017 est échue depuis cinq jours et que l'indemnité de 40 € est due.
Que faire si le client dit ne pas avoir reçu la facture ?
Renvoyez-la immédiatement par mail avec accusé de réception et notez la date. Précisez ensuite un nouveau délai raisonnable pour le paiement. Si vous avez une preuve d'envoi antérieure, rappelez-la : le retard et les pénalités courent à partir de l'échéance indiquée sur la facture. Si le client la perd à nouveau, envoyez-la aussi par courrier, de façon à disposer de deux preuves d'envoi.
Les relances valent-elles pour un client particulier ?
Elles restent utiles, mais les règles de pénalités de l'article L441-10 du Code de commerce concernent les relations entre professionnels. Avec un particulier, seules les conditions prévues au contrat et à la facture s'appliquent. Gardez un ton courtois et formalisez le dernier avertissement par lettre recommandée. Exemple : si un particulier ne règle pas après deux rappels amiables, adressez-lui une lettre recommandée rappelant le montant dû, la date d'échéance et le délai accordé.
