Modèle de lettre de relance
Une lettre de relance rappelle une demande restée sans réponse : elle cite la date du premier envoi, les références du dossier et l’action attendue avant une date précise. Pour un paiement en retard, utilisez plutôt le modèle de relance de facture impayée, avec ses règles propres.
Téléchargez le modèle de lettre de relance
Téléchargez la lettre de relance en Word ou PDF, vierge ou prérempliée avec l’exemple d’une relance de devis sans réponse.
Relance selon l’objet : devis, document, réponse, rendez-vous
Le plan d’une relance ne change pas : rappeler, référencer, demander, dater. Ce qui varie, c’est la référence à citer et l’action attendue.
| Objet de la relance | Référence à citer | Action à demander |
|---|---|---|
| Devis resté sans réponse (voir le modèle de devis) | Numéro et date du devis | Accepter, refuser ou poser ses questions |
| Document manquant | Référence du dossier, nom du document | Transmettre la pièce avant une date |
| Réponse à une demande | Date et objet de votre premier message | Répondre ou indiquer un interlocuteur |
| Rendez-vous non confirmé | Date et heure proposées | Confirmer ou proposer un autre créneau |
| Candidature ou proposition commerciale | Poste ou offre, date d’envoi | Indiquer l’avancement de votre dossier |
| Paiement en retard | Numéro de facture | Voir le modèle de relance de facture impayée, plus bas |
Dater et référencer la relance pour obtenir une réponse
Une relance efficace se lit en dix secondes et ne laisse aucun doute sur ce que vous attendez. Quatre éléments suffisent :
- La date du premier envoi, qui montre le temps écoulé.
- La référence du dossier, de la commande, du devis ou du contrat.
- L’action attendue, formulée en une phrase.
- Une date limite de réponse, pour que la relance ne reste pas ouverte.
Ajoutez, si vous avez déjà relancé, la liste des dates précédentes. Joignez de nouveau le document concerné : le destinataire n’a pas à le rechercher dans sa messagerie.
Écrire une lettre de relance en cinq étapes
- Vérifiez qu’aucune réponse n’est arrivée : courrier, e-mails, indésirables, messagerie du dossier.
- Reprenez la date et l’objet du premier envoi avec la référence exacte.
- Formulez l’action attendue et la date limite de réponse.
- Choisissez le ton : cordial pour une première relance, plus ferme à partir de la seconde, en cochant l’option correspondante du modèle.
- Joignez de nouveau le document, envoyez, puis notez la date dans votre suivi.
Points à vérifier avant d’envoyer une relance
- Aucune réponse n’est arrivée entre-temps, y compris par téléphone.
- Le destinataire est la bonne personne ou le bon service.
- La référence du dossier ou du devis est exacte.
- La date du premier envoi est correcte.
- L’action demandée est unique et la date limite réaliste.
- Le ton est courtois et sans reproche, même pour une seconde relance.
- La phrase « si votre réponse m’a été adressée entre-temps, veuillez ne pas tenir compte de ce courrier » est conservée.
Relance de paiement : ce qui change et où aller
Pour un paiement en retard, les règles diffèrent. Entre professionnels, le délai de paiement est plafonné à 60 jours après l’émission de la facture (ou 45 jours fin de mois sous conditions), et le retard ouvre droit à des pénalités d’au moins trois fois le taux d’intérêt légal et à l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Ces règles figurent sur le modèle de relance de facture impayée.
Si la relance reste sans effet, la mise en demeure de payer prend le relais. Aucune obligation légale de relancer avant une mise en demeure n’est vérifiée sur cette page : l’étape amiable reste un choix, qui préserve souvent la relation.
Ton et fréquence des relances
Montez en fermeté d’une lettre à l’autre sans jamais menacer. La première relance suppose un oubli : « sauf erreur de ma part, je n’ai pas reçu de réponse ». La seconde rappelle les précédentes et fixe une date limite : « malgré mes précédents messages, je n’ai toujours pas reçu de réponse ».
Aucun texte vérifié ici ne fixe un nombre ou un rythme de relances. Espacez-les de quelques jours à quelques semaines selon l’enjeu et l’urgence, puis changez de canal si vous n’obtenez rien : un appel, un courrier avec preuve de date. Quand l’objet devient une obligation non respectée, passez à la mise en demeure.
Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de lettre de relance
Comment relancer poliment un client qui ne répond pas à un devis ?
Écrivez un message court qui rappelle le devis (numéro, date d’envoi, objet), propose de répondre à ses questions et fixe une date avant laquelle votre offre reste valable ou votre planning peut être tenu. Évitez les reproches. Joignez de nouveau le devis. Le modèle de cette page suit cet ordre ; adaptez le ton avec l’option « ton plus ferme » pour une seconde relance.
Combien de relances faut-il envoyer avant d’agir ?
Aucun nombre n’est imposé par les sources vérifiées sur cette page, et aucune obligation légale de relancer avant une mise en demeure n’y est confirmée. En pratique, deux relances espacées, la seconde plus ferme, laissent à l’autre partie la possibilité de répondre. Gardez la date de chaque envoi : ces traces servent si vous devez ensuite formaliser votre demande par une mise en demeure.
Une lettre de relance a-t-elle une valeur juridique ?
Pas en elle-même : c’est un rappel amiable qui garde la trace de vos démarches. À la différence d’une mise en demeure, elle ne somme pas formellement le destinataire et peut prendre la forme d’un e-mail ou d’un courrier simple. Elle sert à obtenir une réponse sans conflit et à dater vos échanges. Si la situation l’exige, vous passerez ensuite à une mise en demeure en recommandé.
Peut-on relancer par e-mail plutôt que par courrier ?
Oui, pour une première relance, l’e-mail est le plus simple : même contenu que la lettre, objet précis avec la référence du dossier, pièce jointe si nécessaire. Gardez le message envoyé et, si besoin, l’accusé de lecture. Réservez le courrier avec preuve de date aux étapes plus sérieuses, quand vous voulez formaliser la demande ou en cas de désaccord sur la réception.
Que faire si on me répond que la demande est déjà traitée ?
Demandez la date et la référence du traitement, puis vérifiez de votre côté. Si la réponse vous est parvenue entre-temps, remerciez et clôturez le dossier ; sinon, reprenez les références de votre premier envoi, joignez de nouveau la pièce concernée et fixez une nouvelle date. Ne présumez pas la mauvaise foi : une erreur d’adresse ou d’imputation est possible.
Quand passer de la relance à la mise en demeure ?
Quand la relance reste sans réponse, ou quand l’autre partie promet sans agir. Pour une dette d’argent entre professionnels, le retard ouvre droit à des pénalités et à l’indemnité de 40 € ; la mise en demeure fixe alors un dernier délai et fait courir les intérêts au taux légal. Pour une facture, voyez les modèles dédiés ; pour les autres objets, le modèle général de mise en demeure.