Facture fournisseur : que vérifier, comment la comptabiliser et combien de temps la conserver
Une facture fournisseur, ou facture d'achat, est la facture que vous recevez pour un bien ou un service acheté à titre professionnel. Vérifiez ses mentions et sa concordance avec la commande, enregistrez-la au débit d'un compte de charge et de la TVA déductible, au crédit du compte fournisseur 401, puis conservez-la 10 ans.
Pour émettre vos propres factures avec toutes les mentions, partez d'un modèle prêt à compléter.
Points clés
- Une facture fournisseur est la facture d'achat reçue : vous la contrôlez à la réception, puis vous la comptabilisez au crédit du compte 401 Fournisseurs.
- Pour un achat de marchandises, l'écriture type débite le compte 607 pour le montant HT et le compte 44566 pour la TVA, et crédite le compte 401 pour le TTC.
- Les factures clients et fournisseurs se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, selon Service-Public ; les documents fiscaux se conservent 6 ans.
- Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
- Une facture reçue sans mention obligatoire ou avec une erreur se fait corriger par le fournisseur, par une facture rectificative ou une note d'avoir.
Qu'est-ce qu'une facture fournisseur ?
Une facture fournisseur est une facture d'achat : c'est le même document que la facture de vente, vu du côté de celui qui paie. Votre fournisseur l'émet, vous la recevez, et elle devient pour vous une pièce justificative de dépense et, si vous êtes assujetti, de TVA déductible.
Les expressions « facture d'achat », « facture fournisseur » et « facture achat » désignent donc la même chose. Seule la comptabilité change de nom : la facture émise s'enregistre dans les ventes, la facture reçue dans les achats et les charges.
Pourquoi s'y attarder ? Parce que la facture reçue est la preuve de votre dépense. Sans elle, vous ne justifiez ni la charge ni, le cas échéant, la TVA que vous déduisez. Pour comprendre ce que le fournisseur doit y faire figurer, consultez notre guide des mentions obligatoires d'une facture ; pour l'émettre vous-même, voyez comment faire une facture.
Que vérifier à la réception d'une facture fournisseur ?
À la réception, contrôlez cinq points avant de la valider et de la payer. Un contrôle de dix minutes évite un paiement en double, un prix erroné ou une TVA mal déduite.
- L'identité du fournisseur : dénomination ou nom suivi de « EI », SIREN, adresse, et numéro de TVA (non exigé quand le total HT est inférieur ou égal à 150 €).
- Le numéro et la date de la facture, avec un numéro qui n'a pas déjà été enregistré chez vous.
- La concordance avec le devis, le bon de commande et le bon de livraison : quantités, prix unitaires HT, remises.
- Le calcul : total HT, montant de la TVA, total TTC.
- L'échéance de paiement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 €.
Si une mention manque ou si un montant est faux, ne la corrigez pas vous-même : demandez au fournisseur un document rectificatif. Notre article sur la facture rectificative explique la marche à suivre. Attention aussi aux factures douteuses : voyez ce que risque l'émetteur d'une fausse facture.
10 ans
Comment comptabiliser une facture fournisseur ?
Vous enregistrez la facture au journal des achats : un compte de charge au débit pour le montant HT, la TVA déductible au débit, et le compte fournisseur au crédit pour le montant TTC. Dans le plan de comptes de l'ANC, le compte 401 est « Fournisseurs », le 607 « Achats de marchandises » et le 44566 « TVA sur autres biens et services ».
Exemple chiffré (montants fictifs) : vous achetez des marchandises pour 1 000 € HT, avec 20 % de TVA.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 1 000 € | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 200 € | |
| 401 | Fournisseurs | 1 200 € |
Au règlement, vous soldez le compte 401 contre un compte de trésorerie. Pour un achat qui n'est pas de la marchandise (prestation, fourniture, loyer), le compte 607 est remplacé par le compte de charge correspondant à la nature de la dépense. Ces écritures supposent une TVA déductible : si vous n'y êtes pas assujetti, demandez à votre comptable comment traiter la TVA des achats.
Comment codifier une facture fournisseur ?
Codifier une facture, c'est lui attribuer les références qui permettent de l'enregistrer sans hésiter : le compte de charge, le compte fournisseur, le taux de TVA et le journal. Une grille de codification évite les écritures différentes pour un même type d'achat.
- Identifiez le fournisseur et son compte tiers (une subdivision du 401, par exemple 4011 pour les achats de biens et prestations de services).
- Choisissez le compte de charge selon la nature de l'achat : marchandises, fournitures, sous-traitance, honoraires.
- Reportez le taux de TVA de chaque ligne : une même facture peut en contenir plusieurs.
- Notez la date de facture, la date d'échéance et le numéro de pièce, puis rattachez la facture à son devis ou à son bon de commande.
Deux comptes complètent le dispositif : le 408 « Fournisseurs - Factures non parvenues », quand vous avez reçu le bien mais pas encore la facture à la clôture, et le 409 « Fournisseurs débiteurs », pour les sommes que le fournisseur vous doit, par exemple après un avoir.
Passez à la pratique avec le modèle gratuit, déjà rempli d’un exemple.
Comment traiter l'acompte et l'avoir dans une facture fournisseur ?
L'acompte et l'avoir ne s'ajoutent pas à la facture d'origine : ils la complètent ou la corrigent, et chacun s'enregistre à part.
Pour l'acompte, une facture est exigée pour tous les acomptes versés avant la livraison ou la prestation, selon le BOFiP. La facture définitive doit faire référence aux factures d'acompte déjà réglées : vous ne payez donc que le solde. Notre modèle de facture d'acompte montre comment le fournisseur doit la présenter, et l'article sur la facture de situation et de solde détaille le cas des chantiers.
Pour l'avoir, le fournisseur vous adresse une note d'avoir qui indique le montant hors taxe du rabais et le montant de TVA correspondant, afin de permettre la régularisation de la TVA. Vous enregistrez alors l'écriture inverse de la facture : vous diminuez la dette envers le fournisseur et la charge ainsi que la TVA déduite. Voyez le modèle de facture d'avoir pour les mentions attendues.
Combien de temps conserver une facture fournisseur ?
Conservez les factures fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. C'est la durée que donne Service-Public pour les pièces justificatives, factures clients et fournisseurs comprises.
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Livres et registres comptables | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Documents fiscaux (délai standard) | 6 ans |
| Activité occulte | 10 ans pour les documents fiscaux |
Pour l'archivage, classez les factures par exercice et par fournisseur, et gardez un exemplaire lisible de chaque pièce, papier ou numérique. Service-Public ne détaille pas de règle spécifique pour l'archivage des factures électroniques : vérifiez auprès de votre logiciel ou de votre plateforme comment l'archive est assurée. Pour la suite, voyez la plateforme agréée et le calendrier de la facture électronique.
Ce que l'on oublie souvent : vos factures fournisseurs peuvent arriver par une plateforme
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, même celles dont l'émission n'est obligatoire qu'à partir du 1er septembre 2027. Concrètement, un fournisseur qui entre dans la réforme peut vous adresser sa facture via une plateforme agréée plutôt que par e-mail. Si vous n'avez désigné aucune plateforme de réception, vous risquez de ne pas voir arriver des factures à payer. Vérifiez votre adresse de facturation électronique dans l'annuaire, comme l'explique notre article sur l'annuaire central.
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Questions fréquentes
Quelle différence entre facture fournisseur et facture client ?
C'est le même document selon le point de vue. Pour celui qui vend, c'est une facture client, enregistrée dans les ventes. Pour celui qui achète, c'est une facture fournisseur, enregistrée dans les achats et les charges, avec la TVA déductible. La distinction compte surtout pour la tenue des comptes : les ventes alimentent le chiffre d'affaires, les achats alimentent les charges et la TVA déductible.
Peut-on déduire la TVA d'une facture fournisseur sans numéro de TVA dessus ?
Le numéro de TVA du vendeur est une mention obligatoire, sauf quand le total HT est inférieur ou égal à 150 €. Si un montant supérieur n'en porte pas, demandez une facture corrigée avant de comptabiliser et de déduire la TVA. Cette exigence figure dans la liste des mentions de Service-Public ; un fournisseur sérieux corrige sans difficulté.
Que faire d'une facture fournisseur reçue avec une erreur de montant ?
Ne la modifiez pas vous-même. Demandez au fournisseur une facture rectificative qui annule et remplace la première en la référençant, ou une note d'avoir pour la différence. Gardez les deux documents. Conservez ensuite l'original et le document correctif ensemble, avec la date de votre demande, pour justifier l'écart en cas de contrôle.
Peut-on payer une facture fournisseur avant de l'avoir enregistrée ?
Rien ne l'interdit, mais c'est déconseillé. Enregistrez d'abord la facture pour vérifier qu'elle n'a pas déjà été payée, et pour rattacher le règlement au bon fournisseur et au bon exercice. Le rapprochement évite aussi de payer deux fois la même facture, ce qui arrive quand un duplicata arrive après l'original.
Faut-il imprimer les factures fournisseurs reçues par e-mail ?
Non, une copie numérique lisible suffit. Elle doit en revanche être conservée 10 ans et rester consultable. Sauvegardez-la dans un dossier daté, hors de votre seule boîte e-mail. Pensez à sauvegarder aussi le message d'accompagnement : il date la réception de la facture.
Sources
- Quelles durées de conservation pour les documents comptables et fiscaux — Service-Public Entreprendre
- Mentions obligatoires sur une facture — Service-Public Entreprendre
- Tout savoir sur la facturation — Service-Public Entreprendre
- Plan de comptes PCG (règlement ANC n° 2014-03) — Autorité des normes comptables
