Modèle de convocation à un entretien préalable
Générez en quelques champs une convocation à un entretien préalable de licenciement, en Word ou en PDF. Point clé : l’entretien ne peut pas avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation ou la remise de la lettre, et la convocation doit en indiquer l’objet.
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Téléchargez le modèle de convocation à un entretien préalable, vierge ou rempli, en Word ou en PDF, avec option de remise en main propre.
Les mentions de la lettre de convocation, une par une
| Mention | Pourquoi | Champ du générateur |
|---|---|---|
| Objet de la convocation | La lettre doit dire qu’il s’agit d’un entretien préalable à une mesure de licenciement envisagée | Déjà prévu dans le modèle |
| Date, heure et lieu | Information minimale pour que le salarié prépare l’entretien ; la date respecte le délai minimal | Date, heure, lieu de l’entretien |
| Possibilité de se faire assister | Mention exigée dans la lettre : une personne de son choix appartenant au personnel ; sans représentants du personnel, un conseiller du salarié | Déjà prévue dans le modèle |
| Coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail | Exigées lorsque l’entreprise n’a pas de représentants du personnel : le salarié y trouve la liste des conseillers du salarié | Champ « coordonnées » |
| Mode de remise | Lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge | Case « remise en main propre » |
Le jour de la présentation de la lettre et le jour de l’entretien ne comptent pas dans le délai de cinq jours ouvrables. Prévoyez donc une marge. Pour une procédure disciplinaire, voyez aussi la lettre de licenciement disciplinaire.
Convoquer le salarié et organiser l’entretien préalable en cinq étapes
- Choisissez la date de l’entretien en laissant au moins cinq jours ouvrables après la présentation ou la remise de la lettre ; le jour de la présentation et celui de l’entretien ne comptent pas.
- Remplissez le générateur : identité des parties, date, heure et lieu. Ajoutez les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail si l’entreprise n’a pas de représentants du personnel.
- Choisissez le mode de remise : lettre recommandée, ou remise en main propre contre décharge (cochez la case, la phrase de décharge s’ajoute).
- Tenez l’entretien : exposez les motifs de la décision envisagée et recueillez les explications du salarié. Son absence ne peut pas lui être reprochée.
- Notez la suite : la lettre de licenciement ne peut pas partir moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien. En cas de motif économique, voir la notification de licenciement économique.
Délais, assistance et déroulement : les règles du Code du travail et de Service-Public
Ces règles expliquent la structure de la lettre : elle précise l’objet de la convocation, laisse au moins cinq jours ouvrables avant l’entretien et mentionne la possibilité de se faire assister. Elles valent pour la convocation à un licenciement ; une sanction disciplinaire lourde suit une procédure voisine, détaillée sur la page sanction disciplinaire.
| Obligation ou particularité | Concerne | Source |
|---|---|---|
| L’employeur qui envisage de licencier convoque le salarié, avant toute décision, à un entretien préalable, par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge ; la lettre indique l’objet de la convocation et l’entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation ou la remise de la lettre. | art. L1232-2 du Code du travail | |
| La lettre de convocation mentionne l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, la possibilité de se faire assister et, en l’absence de représentants du personnel, les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail ; le jour de présentation et celui de l’entretien ne comptent pas. | Service-Public F2839 | |
| Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ; en l’absence d’institution représentative du personnel, il peut l’être soit par cette personne, soit par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative. | art. L1232-4 du Code du travail | |
| Au cours de l’entretien, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié ; l’absence du salarié ne peut pas lui être reprochée. | art. L1232-3 du Code du travail | |
| La lettre de licenciement est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception ; elle ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien préalable. | art. L1232-6 du Code du travail | |
| En matière disciplinaire, la sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien ; aucun fait fautif ne peut donner lieu à poursuites au-delà de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance, sauf poursuites pénales dans ce délai. | art. L1332-2 et L1332-4 du Code du travail |
À vérifier avant de remettre ou d’envoyer la convocation
- La lettre indique l’objet : un entretien préalable à un éventuel licenciement.
- La date, l’heure et le lieu sont renseignés, avec au moins cinq jours ouvrables après la présentation ou la remise.
- La possibilité de se faire assister est mentionnée : par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, sans représentants du personnel, par un conseiller du salarié.
- Sans représentants du personnel, les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail figurent dans la lettre.
- Vous avez choisi la lettre recommandée ou la remise en main propre contre décharge, et vous conservez la preuve.
- Aucune décision n’est prise ni annoncée avant l’entretien.
- Pour la suite, vous disposez du modèle de lettre de licenciement ; une rupture conventionnelle reste possible si les deux parties s’accordent.
Sources : art. L1232-2 du Code du travail · Service-Public F2839 · art. L1232-4 du Code du travail · art. L1232-3 du Code du travail · art. L1232-6 du Code du travail · art. L1332-2 et L1332-4 du Code du travail. Les exemples sont fictifs et chiffrés automatiquement ; ils ne remplacent pas l’avis d’un expert-comptable. Notre méthode.
Modèle et exemple vérifiés le .
Questions fréquentes : modèle de convocation à un entretien préalable
Quel délai faut-il entre la convocation et l’entretien préalable ?
L’entretien ne peut pas avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation ou la remise de la lettre de convocation. Le jour de la présentation et celui de l’entretien ne comptent pas dans ce délai. Si vous remettez la lettre en main propre, le délai court à partir de la remise ; en recommandé, à partir de sa présentation au salarié.
La convocation à l’entretien préalable doit-elle être envoyée en recommandé ?
Non, pas nécessairement. La loi prévoit deux modes : la lettre recommandée, ou la remise en main propre contre décharge. Dans les deux cas, gardez une preuve datée : accusé de réception ou décharge signée par le salarié. Le modèle propose les deux options et ajoute la phrase de décharge lorsque vous cochez la remise en main propre, ce qui évite d’oublier ce point.
Que doit contenir une lettre de convocation à un entretien préalable ?
Elle indique l’objet de l’entretien, sa date, son heure et son lieu, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Sans représentants du personnel, elle ajoute la possibilité de recourir à un conseiller du salarié, avec les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail où consulter la liste. Le modèle intègre ces mentions.
Qui peut assister le salarié à l’entretien préalable ?
Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Lorsque l’entreprise n’a pas d’institution représentative du personnel, il peut aussi choisir un conseiller du salarié, inscrit sur une liste dressée par l’autorité administrative et consultable à la mairie et à l’inspection du travail. La convocation doit mentionner cette possibilité ; le modèle la reprend.
Le salarié peut-il être sanctionné s’il ne se présente pas à l’entretien ?
Non. La loi prévoit que l’absence du salarié à l’entretien préalable ne peut pas lui être reprochée (art. L1232-3 du Code du travail). Pour autant, conservez la preuve que la convocation a bien été remise ou envoyée, avec la date : elle montre que vous avez respecté la procédure et laissé le délai de cinq jours ouvrables avant l’entretien.
Quand envoyer la lettre de licenciement après l’entretien préalable ?
Pas avant deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien, par lettre recommandée avec accusé de réception. En licenciement économique individuel, le délai passe à 7 jours ouvrables, 15 pour un cadre. En matière disciplinaire, la sanction doit être notifiée au plus tard un mois après l’entretien. Hors discipline, la loi ne fixe pas de délai maximal.