Envoyer une facture : par e-mail, par courrier ou par plateforme, et à quel moment
Pour envoyer une facture, la voie dépend de votre client. Un particulier peut la recevoir par e-mail en PDF ou par courrier. Entre entreprises assujetties à la TVA établies en France, la facture électronique via une plateforme agréée devient obligatoire à l'émission le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, et le 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
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Points clés
- Une facture s'envoie normalement à la livraison du bien ou à la réalisation de la prestation, et non au moment du paiement.
- Quand la facturation électronique ne s'applique pas, par exemple pour un client particulier, la facture peut être envoyée sur papier ou en PDF par e-mail.
- Une facture papier est établie en double : l'original va au client, une copie reste chez vous, avec une numérotation chronologique et continue.
- Les PME et micro-entreprises doivent émettre leurs factures par voie électronique à partir du 1er septembre 2027 ; toutes les entreprises assujetties doivent pouvoir en recevoir depuis le 1er septembre 2026.
- Les factures destinées à une entité publique passent par Chorus Pro.
Comment envoyer une facture à un client ?
Choisissez le canal selon la nature de votre client. Service-Public distingue deux cas : la facture électronique, imposée entre entreprises assujetties à la TVA établies en France, et la facture papier ou numérique simple, qui reste possible dans tous les autres cas.
| Votre client | Comment envoyer la facture |
|---|---|
| Particulier | Papier, ou PDF par e-mail |
| Entreprise étrangère | Papier, ou PDF par e-mail |
| Entreprise assujettie établie en France | Facture électronique via une plateforme agréée, selon le calendrier de la réforme |
| Entité publique | Chorus Pro |
Jusqu'à ce que votre obligation d'émission électronique s'applique, vous pouvez continuer à envoyer vos factures par e-mail en PDF. Pour connaître votre date, voyez notre article sur la facture électronique obligatoire. Pour générer le PDF lui-même, utilisez le générateur de facture en ligne.
Comment envoyer une facture par e-mail ?
Joignez la facture au format PDF dans un message court qui rappelle le numéro, le montant TTC et la date d'échéance. Le PDF fige le document et se conserve facilement des deux côtés. Notre page sur la facture en PDF explique comment l'obtenir.
- Nommez le fichier clairement : numéro de facture et nom du client, par exemple « Facture-2026-0042-Dupont.pdf ».
- Écrivez un objet qui identifie la facture : « Facture n° 2026-0042 - échéance le 30/11/2026 ».
- Joignez le PDF, sans le placer dans un lien qui peut expirer.
- Gardez une copie du message envoyé dans vos archives.
Exemple de message (à adapter) : « Bonjour Madame Dupont, vous trouverez ci-joint la facture n° 2026-0042 d'un montant de 1 200 € TTC, correspondant à la prestation réalisée le 15 novembre. Elle est payable avant le 30 novembre 2026 par virement, aux coordonnées indiquées sur la facture. Je reste disponible pour toute question. Cordialement. »
1er septembre 2027
Que vérifier avant d'envoyer la facture ?
Relisez la facture comme le ferait votre client : une erreur détectée après l'envoi oblige à émettre un document rectificatif. Vérifiez cinq points avant de cliquer sur « envoyer ».
- Le numéro, unique et en séquence chronologique continue, comme le détaille l'article sur la numérotation des factures.
- L'identité du vendeur et du client, avec l'adresse de facturation si elle diffère de l'adresse du siège.
- Le détail des lignes, le total HT, la TVA et le total TTC, ou la mention de la franchise en base.
- L'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour un client professionnel.
- Le numéro de bon de commande, si votre client vous en a communiqué un.
La liste complète figure dans notre guide des mentions obligatoires. Une mention omise ou inexacte expose à une amende de 15 € par erreur, dans la limite de 25 % du montant de la facture.
Comment envoyer une facture par courrier ?
Une facture papier s'établit en deux exemplaires : l'original part chez le client, la copie reste dans vos archives. Imprimez-la, signez-la si votre usage l'exige, et glissez-la dans un courrier simple.
Si vous souhaitez une preuve de réception, par exemple pour une facture importante ou un client qui conteste, l'envoi en recommandé avec avis de réception est une précaution utile. Ce n'est pas une obligation légale pour une facture ordinaire : c'est un moyen de prouver la date à laquelle le client l'a reçue, ce qui compte pour faire courir un délai de paiement et pour une relance ultérieure.
Ne modifiez jamais une facture déjà envoyée. En cas d'erreur, émettez une facture rectificative qui renvoie à la première, comme l'explique notre article sur la facture rectificative.
Passez à la pratique avec le modèle gratuit, déjà rempli d’un exemple.
À quel moment faut-il envoyer une facture ?
Envoyez-la à la livraison du bien ou à la réalisation de la prestation. C'est la règle de principe donnée par Service-Public, indépendamment de la date de paiement. Des délais plus souples existent dans certains cas.
| Situation | Moment d'émission |
|---|---|
| Cas général | À la livraison ou à la réalisation de la prestation |
| Certaines livraisons exonérées et prestations B2B où le client doit la TVA | Au plus tard le 15 du mois suivant |
| Facture périodique ou récapitulative | Au plus tard à la fin du mois |
En pratique, envoyer rapidement la facture raccourcit le délai d'encaissement, puisque l'échéance court à partir de la date de facture. Pour fixer cette échéance, voyez le délai de paiement d'une facture.
Que change la facturation électronique à l'envoi des factures ?
À partir de l'échéance qui vous concerne, vous n'enverrez plus vos factures vous-même par e-mail à un client assujetti établi en France : vous les émettrez, les transmettrez et les recevrez via une plateforme agréée ou une solution compatible connectée à une plateforme. Le calendrier est le suivant :
- 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et ETI doivent en émettre.
- 1er septembre 2027 : les PME et micro-entreprises doivent émettre leurs factures par voie électronique.
Le non-respect de l'obligation est sanctionné de 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par an, selon Service-Public. Les micro-entrepreneurs en franchise en base sont aussi concernés par l'obligation d'émission électronique. Pour vous préparer, lisez comment faire une facture électronique, la fiche sur la plateforme agréée et, pour trouver l'adresse de votre client, l'annuaire central.
Que faire après l'envoi si la facture n'est pas payée ?
Notez l'échéance dans un tableau de suivi et relancez dès qu'elle est dépassée. Une relance amiable par e-mail, courte et factuelle, débloque la plupart des retards. Rappelez le numéro de facture, la date d'échéance, le montant dû et rejoignez la facture en pièce jointe.
Si le silence se prolonge, passez à une relance plus ferme, puis à la mise en demeure. Notre méthode, avec des modèles de mails et de courriers, figure dans l'article sur la relance de facture impayée, et notre modèle de relance de facture impayée vous donne un texte prêt à adapter. Pour aller plus loin, consultez facture impayée : que faire.
Ce que l'on oublie souvent : un client public se facture sur Chorus Pro
Si votre client est une entité publique (commune, hôpital, administration), la facture ne s'envoie pas par e-mail : elle doit être déposée sur Chorus Pro, selon Service-Public. Anticipez donc ce canal dès maintenant si vous travaillez pour des collectivités, des hôpitaux ou des administrations.
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Questions fréquentes
Une facture envoyée par e-mail a-t-elle une valeur légale ?
Oui, tant que la facturation électronique obligatoire ne s'applique pas à vous. Service-Public admet les factures papier ou numériques en PDF ou par e-mail pour les clients particuliers et les entreprises étrangères. Conservez le PDF et le message d'envoi.
Peut-on envoyer une facture avant la fin de la prestation ?
Oui pour un acompte : une facture est exigée pour tous les acomptes reçus avant la livraison ou la prestation. Pour le solde, envoyez la facture définitive à la réalisation de la prestation, en référence aux acomptes.
Faut-il envoyer la facture en recommandé ?
Non, aucune obligation légale pour une facture ordinaire. Le recommandé avec avis de réception sert de preuve de date de réception. Pour un client habituel, l'e-mail avec PDF suffit généralement. Conservez simplement la copie du message et le PDF dans vos archives pendant la durée légale de conservation des factures.
Quel format choisir pour envoyer une facture par e-mail ?
Le PDF. Il fige le contenu, s'ouvre partout et se conserve facilement. Évitez les liens qui expirent et les formats modifiables. Quand la facturation électronique s'appliquera à vous, le format sera dicté par la plateforme agréée. Surveillez aussi l'adresse de réception : une facture envoyée à une boîte non lue retarde l'encaissement.
Une facture papier doit-elle être faite en plusieurs exemplaires ?
Oui, selon Service-Public, une facture papier est établie en double : l'original est remis au client et la copie est conservée par l'émetteur. La numérotation reste chronologique et continue. Cette règle vaut pour toute facture papier ; pour une facture électronique, la plateforme conserve la trace des échanges.
